Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odmienne podejścia do archiwizacji dokumentów, jak na przykład ograniczenie się jedynie do materiałów finansowo-księgowych, są nieadekwatne i mogą prowadzić do poważnych problemów w zarządzaniu informacją. Ograniczając zakres archiwizacji do jednego rodzaju dokumentów, jednostka organizacyjna naraża się na utratę cennych informacji, które mogą być potrzebne w przyszłości. Każda jednostka generuje różnorodne akta, które są nie tylko istotne z perspektywy finansowej, ale również operationalnej, prawnej i strategicznej. Wiele dokumentów, takich jak protokoły, umowy czy sprawozdania, może być kluczowych w kontekście audytów czy analiz efektywności. Stąd też, podejście zakładające selektywne przechowywanie akt, a zwłaszcza tylko tych z kategorii A, jest niewłaściwe. Kategoria A dotyczy dokumentów, które są istotne przez określony czas, ale inne akta również mogą mieć znaczenie z perspektywy historycznej lub dowodowej. Dobre praktyki w zakresie archiwizacji nakładają na organizacje obowiązek zachowania pełnej dokumentacji dla zapewnienia transparentności, zgodności z regulacjami prawnymi, a także dla ułatwienia przyszłych działań badawczych czy analitycznych.