Poprawna odpowiedź to sygnatura 2/4, co wynika z analizy spisu zdawczo-odbiorczego. W tym przypadku teczka aktowa Działu Kadr została przypisana do pozycji 4, a Dział Kadr, jako drugi na liście, oznacza, że jego sygnatura zaczyna się od cyfry "2". Dlatego pełna sygnatura teczki to 2/4. W praktyce, system klasyfikacji dokumentów w archiwach i działach kadr opiera się na podobnych zasadach, gdzie każda teczka jest uporządkowana w sposób umożliwiający szybką identyfikację i dostęp do potrzebnych informacji. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją, co ma zastosowanie nie tylko w działach kadr, ale również w innych obszarach administracji. Dlatego znajomość hierarchii sygnatur oraz umiejętność ich prawidłowego przyporządkowania przyczynia się do poprawy organizacji pracy oraz zwiększa efektywność w obiegu dokumentów.
Wybór błędnej sygnatury może wynikać z niepoprawnej analizy spisu zdawczo-odbiorczego oraz niepełnego zrozumienia zasad klasyfikacji dokumentów. Na przykład, sygnatura 3/4 sugeruje, że Dział Kadr jest przypisany jako trzeci w hierarchii, co jest błędne. Dział Kadr znajduje się na liście jako drugi, co oznacza, że jego sygnatura powinna zaczynać się od liczby 2, a nie od 3. Kolejną niepoprawną koncepcją jest sygnatura 4/1, która implikuje, że Dział Kadr miałby pierwszeństwo w hierarchii, co również jest sprzeczne z zamieszczonym spisem. Sygnatura 4/2 wskazuje na nieistniejącą lokalizację Działu Kadr w kontekście podanych pozycji, ponieważ zgodnie z porządkiem, który został ustalony, Dział Kadr nie jest przypisany do pozycji 4 w tym systemie. Częste błędy myślowe prowadzące do takich niepoprawnych wniosków obejmują niewłaściwe przyporządkowanie jednostek organizacyjnych do sygnatur oraz brak umiejętności analizy dokumentów w kontekście ich klasyfikacji. Dlatego ważne jest, aby dokładnie zrozumieć zasady, które rządzą systemem sygnatur i archiwizacji, co nie tylko zwiększa efektywność, ale również zapewnia zgodność z dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją.
