Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych jest nie tylko możliwe, ale także niezbędne w procesie zarządzania archiwum zakładowym. Czynność ta polega na systematycznym zbieraniu i organizowaniu dokumentów, co jest fundamentem każdej efektywnej praktyki archiwalnej. Skontrum dokumentacji to kolejny kluczowy proces, który ma na celu weryfikację stanu posiadania dokumentów oraz ich zgodności z ewidencją. W kontekście działalności archiwum zakładowego, skontrum pozwala na identyfikację ewentualnych braków lub nadmiarów dokumentów, co jest ważne dla zachowania porządku i zgodności z przepisami. Ponadto, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest procesem, który również należy do podstawowych zadań archiwum. W odniesieniu do przepisów prawa, brakowanie musi być przeprowadzane zgodnie z ustanowionymi procedurami, co zapewnia, że tylko te dokumenty, które nie mają wartości archiwalnej, są usuwane. Takie czynności są zgodne z zaleceniami standardów archiwalnych, które podkreślają znaczenie zarządzania cyklem życia dokumentów. Dlatego błędne jest przekonanie, że wymienione czynności są nieistotne dla działalności archiwum – wręcz przeciwnie, są one integralną częścią jego funkcji. Typowe błędy myślowe, które prowadzą do takich niepoprawnych wniosków, często dotyczą niedostatecznej znajomości procesów archiwalnych oraz ich znaczenia dla zarządzania informacją w organizacji.