Zaproszenia są dokumentami, które nie tworzą akt sprawy, ponieważ mają charakter informacyjny lub zapraszający, a nie decyzyjny czy formalny. W praktyce administracyjnej i prawniczej, dokumenty te służą do zapraszania osób do udziału w spotkaniach, konferencjach czy innych wydarzeniach. W odróżnieniu od zarządzeń, pełnomocnictw czy sprawozdań, które są istotne dla procedur formalnych i są częścią dokumentacji aktowej, zaproszenia nie mają mocy prawnej i nie są związane z podejmowaniem decyzji. Na przykład, zaproszenie na sesję rady miejskiej nie wpływa na wynik głosowania, lecz informuje o dacie i miejscu obrad. Z tego powodu, w kontekście zarządzania dokumentacją, uznaje się je za dokumenty pomocnicze, które wspierają proces, ale nie są jego integralną częścią. Uznawanie zaproszeń za dokumenty nie tworzące akt sprawy jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie organizacji dokumentacji administracyjnej, które promują jasność i porządek w obiegu informacji.
Wybór zarządzeń, pełnomocnictw lub sprawozdań jako dokumentów nie tworzących akt sprawy opiera się na powszechnych nieporozumieniach dotyczących roli i istoty tych dokumentów w kontekście administracji i prawa. Zarządzenia są dokumentami o charakterze normatywnym, które wydawane są przez organy administracji publicznej w celu regulacji określonych kwestii. Mają one moc obowiązującą i są integralną częścią akt sprawy, ponieważ wpływają na podejmowane decyzje. Drugą nieprawidłową koncepcją jest myślenie, że pełnomocnictwa nie mają znaczenia w dokumentacji sprawy. Pełnomocnictwo to akt prawny, który umożliwia jednej osobie działanie w imieniu innej. Jest to kluczowy dokument w wielu postępowaniach sądowych i administracyjnych, a jego brak może skutkować unieważnieniem działań prawnych. Sprawozdania z kolei służą do przedstawienia wyników działań lub postępów w realizacji zadań i są niezbędne w procesie oceny i kontroli. Uznawanie ich za dokumenty nieistotne w kontekście akt sprawy prowadzi do zaniechania ważnych informacji, które mogą zaważyć na decyzjach organów. W praktyce administracyjnej i prawnej, każda z tych kategorii dokumentów ma swoją specyfikę oraz znaczenie, które są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania procesów decyzyjnych oraz proceduralnych.