Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Porządkowanie dokumentacji z przejmowanych komórek organizacyjnych, opracowywanie wytycznych dotyczących obiegu dokumentacji księgowo-finansowej oraz prowadzenie rejestru kancelaryjnego to działania, które są niezbędne w kontekście zarządzania dokumentacją, ale nie są bezpośrednio związane z zadaniami archiwum zakładowego. Porządkowanie dokumentacji to proces, który dotyczy organizacji i systematyzacji dokumentów w celu ich łatwiejszego odnalezienia, ale nie wiąże się z ich ostatecznym przechowywaniem lub brakowaniem. Opracowywanie wytycznych odgrywa istotną rolę w zapewnieniu, że dokumenty są przetwarzane zgodnie z ustalonymi normami, ale nie obejmuje czynności związanych z archiwizowaniem dokumentacji. Prowadzenie rejestru kancelaryjnego jest również istotnym elementem w zarządzaniu dokumentacją, jednak skoncentrowane jest na ewidencjonowaniu dokumentów przychodzących i wychodzących, a nie na ich długoterminowym przechowywaniu. Często pojawiającym się błędem jest mylenie tych działań z funkcjami archiwum, co może prowadzić do niewłaściwego rozumienia roli archiwisty i procesu archiwizacji. Aby skutecznie zarządzać dokumentacją, niezbędne jest zrozumienie, że archiwum zakładowe zajmuje się tylko określonymi rodzajami dokumentów, które po upływie wymaganego okresu przechowywania mogą zostać zarchiwizowane lub zniszczone.