Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Zarządzanie dokumentacją w organizacjach często wiąże się z różnorodnymi zadaniami, które mogą nie być w pełni zrozumiane w kontekście archiwizacji. Przeprowadzanie skontrum zasobu to proces, który ma na celu zweryfikowanie stanu i lokalizacji dokumentów w archiwum, co jest kluczowe dla utrzymania porządku i efektywności pracy archiwistów. Jednakże, nie należy mylić tego z rejestrowaniem spraw w spisach spraw, które jest częścią bieżącego zarządzania dokumentami. Rejestrowanie spraw to proces identyfikacji i klasyfikacji nowych dokumentów, które dopiero trafiają do obiegu, a nie tych, które są uważane za archiwalne. Udostępnianie dokumentacji również nie jest aktywnością archiwalną, ponieważ dotyczy ono dokumentów, które wciąż są aktualne lub są potrzebne do bieżących operacji. Brakowanie dokumentacji jest natomiast czynnością, która ma miejsce po upływie okresu przechowywania i zazwyczaj dotyczy dokumentów, które nie posiadają już wartości prawnej ani historycznej. Kluczowym błędem w rozumieniu roli archiwum jest mylenie operacji związanych z bieżącą obsługą dokumentów z procedurami archiwalnymi. Różnice te są fundamentalne dla zapewnienia, że organizacje prawidłowo zarządzają swoimi zasobami dokumentacyjnymi oraz przestrzegają przepisów dotyczących przechowywania danych.