Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji, której czas przechowywania upłynął, przeprowadzanie szkoleń z zakresu biurowości oraz zdejmowanie klauzul tajności z dokumentacji to zadania związane z zarządzaniem dokumentacją i informacją, lecz nie są bezpośrednio związane z funkcją archiwum zakładowego. Wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji dotyczy procesu oceny, które dokumenty mogą zostać zniszczone, co jest zadaniem, które wymaga wcześniejszego przemyślenia polityki archiwizacji i zarządzania informacjami w organizacji. Szkolenia z zakresu biurowości są ważne dla podnoszenia kwalifikacji pracowników, lecz nie są one przypisane do archiwistów, a raczej do działów HR lub specjalistów w zakresie szkoleń. Zdejmowanie klauzul tajności z dokumentacji to proces, który powinien być przeprowadzany przez odpowiednie organy lub osoby upoważnione, a nie przez archiwistów, którzy koncentrują się na przechowywaniu, katalogowaniu i udostępnianiu materiałów archiwalnych. Typowym błędem myślowym w tym kontekście jest mylenie roli archiwum zakładowego z innymi funkcjami związanymi z zarządzaniem informacją. Archiwum pełni specyficzną rolę w organizacji, skoncentrowaną na długoterminowym przechowywaniu i ochronie dokumentów, co wymaga zrozumienia ich wartości historycznej i informacyjnej, a nie tylko operacyjnej.