Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jakiej informacji nie należy zawierać w karcie udostępnienia akt?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Kategoria archiwalna dokumentacji nie jest informacją, która powinna być umieszczana w karcie udostępnienia akt, ponieważ karta ta ma na celu przede wszystkim identyfikację i dostęp do konkretnych akt, które są udostępniane. Karta udostępnienia powinna zawierać tytuł udostępnianych akt oraz nazwę jednostki organizacyjnej, która je wytworzyła, a także nazwisko osoby upoważnionej do korzystania z tych akt. Kategoria archiwalna jest informacją wewnętrzną, która dotyczy klasyfikacji dokumentacji w archiwum i nie jest istotna dla osoby korzystającej z akt. Przykładem dobrych praktyk w zarządzaniu dokumentacją jest zapewnienie, że informacje zawarte w kartach udostępnienia są zawsze aktualne i precyzyjne, co umożliwia łatwiejszy dostęp do potrzebnych danych, a także zwiększa efektywność pracy w obszarze archiwizacji i udostępniania dokumentów.
Umieszczanie tytułu udostępnianych akt w karcie udostępnienia jest kluczowe, ponieważ pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentów, z którymi użytkownik planuje pracować. Tytuł akta pełni funkcję informacyjną, wskazującą na treść i kontekst dokumentów, co jest niezbędne dla użytkowników. Warto również zauważyć, że nazwa komórki, która wytworzyła akta, jest niezwykle istotna, gdyż umożliwia śledzenie źródeł dokumentacji oraz odpowiedzialności za jej tworzenie. Osoby korzystające z akt powinny mieć pełną świadomość, kto jest odpowiedzialny za dane materiały, aby móc kierować ewentualne zapytania lub wątpliwości dotyczące treści dokumentacji. Ponadto, nazwisko osoby upoważnionej do korzystania z akt jest istotnym elementem, który pozwala na kontrolę dostępu i zapewnienie ochrony informacji. Taki mechanizm jest zgodny z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, a także z regulacjami prawnymi dotyczącymi dostępu do danych. Wprowadzenie do karty udostępnienia informacji o kategorii archiwalnej dokumentacji jest błędne, ponieważ nie ma bezpośredniego związku z dostępem do akt. Kategoria archiwalna ma na celu organizację dokumentacji z perspektywy archiwalnej, a nie użytkowej, co prowadzi do nieporozumień i może utrudniać korzystanie z akt przez osoby nieznające procedur archiwizacji.