Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Która z wymienionych osób nie jest powoływana do komisji zajmującej się oceną dokumentów niearchiwalnych przeznaczonych na zniszczenie lub makulaturę?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Wybór przedstawiciela archiwum państwowego jako osoby, która nie powinna być powołana do komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, jest zgodny z obowiązującymi regulacjami. Archiwa państwowe, jako instytucje nadzorujące, mają za zadanie przede wszystkim chronić dokumenty o znaczeniu archiwalnym i nie zajmują się oceną dokumentacji, która nie ma wartości archiwalnej. Przedstawiciele archiwów państwowych są odpowiedzialni za nadzór i ochronę zasobów archiwalnych, a ich udział w komisjach oceny dokumentów, które mogą być zniszczone, byłby sprzeczny z ich głównymi obowiązkami. Przykładowo, w przypadku dokumentów, które nie mają wartości historycznej, za ich zniszczenie powinny odpowiadać osoby z wewnętrznych struktur organizacyjnych, które posiadają wiedzę na temat specyfiki i wartości dokumentów w kontekście działalności ich jednostki. W praktyce oznacza to, że komórki zajmujące się archiwizacją w firmach powinny mieć jasno określone zasady dotyczące selekcji i zniszczenia dokumentów, które odpowiadają standardom branżowym, takim jak normy ISO dotyczące zarządzania dokumentacją.
Każda z pozostałych odpowiedzi sugeruje zaangażowanie osób, które odgrywają kluczową rolę w procesie zarządzania dokumentacją w organizacji. Archiwista zakładowy to osoba odpowiedzialna za prowadzenie i zarządzanie archiwum wewnętrznym, co obejmuje wszelkie działania związane z klasyfikowaniem, przechowywaniem oraz oceną dokumentów. Jego zadaniem jest zapewnienie, że dokumentacja jest odpowiednio archiwizowana oraz, że wartościowe dokumenty są zachowywane zgodnie z przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami. Kierownik komórki, któremu podlega archiwum, ma bezpośredni wpływ na decyzje dotyczące dokumentacji w swoim zakresie działania, co czyni go ekspertem w ocenie jej wartości. Z kolei pracownik komórki, której akta podlegają ocenie, jest najbliżej związany z konkretnymi dokumentami, co pozwala mu na rzetelną ocenę ich znaczenia i wartości dla danej jednostki. Wybór osób zaangażowanych w proces oceny dokumentacji powinien być oparty na zrozumieniu wartości dokumentów w kontekście praktycznej działalności oraz zgodności z zasadami zarządzania dokumentacją. W ten sposób zachowanie odpowiednich standardów i praktyk branżowych ma kluczowe znaczenie, aby uniknąć błędów w procesie selekcji dokumentów oraz ich dalszego zarządzania.