Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odpowiedź, że jedynie dokumenty elektroniczne powinny być opisane w inwentarzu archiwalnym, wynika z błędnego przekonania, że tylko nowoczesne formy dokumentów mają znaczenie. W rzeczywistości, dokumenty archiwalne mogą mieć różne formy – zarówno papierowe, jak i elektroniczne. Archiwa gromadzą materiały niezależnie od ich formatu, co sprawia, że koncentracja tylko na dokumentach elektronicznych byłaby ograniczająca i niekompletna. Kolejna błędna odpowiedź sugeruje, że powinny być opisane jedynie dokumenty używane w bieżącej działalności. Chociaż takie dokumenty są istotne dla operacyjnych potrzeb organizacji, ich miejsce nie zawsze jest w archiwum, które skupia się na materiałach o trwałej wartości historycznej i badawczej. Z tego powodu opisanie tylko bieżących dokumentów mija się z celem archiwizacji. Ostatnia odpowiedź, że w inwentarzu powinny znaleźć się dokumenty tylko z ostatnich pięciu lat, wskazuje na niezrozumienie pojęcia archiwum. Archiwa zajmują się długoterminowym przechowywaniem dokumentów, które mogą sięgać nawet setek lat wstecz. Ograniczenie się do pięcioletniego okresu pomijałoby wiele ważnych historycznych dokumentów, które mają istotny wpływ na badania historyczne i społeczne. Każda z niepoprawnych odpowiedzi wskazuje na brak zrozumienia roli i celów archiwów oraz zasad prowadzenia inwentarzy archiwalnych.