Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jakie jest oznaczenie formularza, który dokumentuje materiały zapisane na nośnikach elektronicznych i przekazywane do zakładowego archiwum?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Spis zdawczo-odbiorczy to naprawdę ważny dokument, jeśli mówimy o ewidencji i przekazywaniu dokumentacji zapisanej na nośnikach elektronicznych do archiwum zakładowego. To taki formalny dowód, że przekazujemy jakieś informacje między osobą odpowiedzialną za ich stworzenie a archiwum. Zawiera wszystkie potrzebne informacje o tych nośnikach, jak rodzaj, ilość, daty, no i oczywiście, kto za to odpowiada. Przykładowo, gdy jakaś firma digitalizuje swoje dokumenty i przekazuje je do archiwum, wtedy właśnie korzysta ze spisu zdawczo-odbiorczego. To zgodne z dobrymi praktykami archiwizacji, bo pomaga utrzymać ład i porządek. Dzięki temu dokumentowi można łatwo znaleźć informacje w przyszłości, co jest super istotne w kontekście ochrony danych osobowych oraz przetrzymywania archiwaliów.
Wykaz nośników, wykaz akt i paczka archiwalna to dokumenty, które nie pełnią takiej samej roli ewidencyjnej jak spis zdawczo-odbiorczy. Wykaz nośników to bardziej narzędzie do identyfikacji nośników, ale nie ma tam szczegółów dotyczących samego przekazania tych danych. Może być przydatny do inwentaryzacji, ale nie potwierdza samego przekazania. Wykaz akt natomiast służy do klasyfikacji i opisu akt, więc też nie pasuje do potwierdzania przekazania nośników. To ważne aspekty zarządzania dokumentacją, ale nie dotyczą bezpośrednio procesu archiwizacji nośników elektronicznych. Paczka archiwalna to z kolei termin używany do opisu zbioru dokumentów przynoszonych do archiwum, ale też brakuje tam formalnego potwierdzenia, że akurat ten zestaw nośników został złożony w archiwum. Więc utożsamianie tych terminów z procesem ewidencji może prowadzić do różnych nieporozumień. Żeby dobrze zarządzać informacjami, trzeba używać odpowiednich narzędzi i dokumentów, żeby zapewnić ich bezpieczeństwo i integralność.