Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Który z inwentarzy zespołu obejmuje zarówno dane o zachowanych materiałach archiwalnych, niezależnie od miejsca ich składowania, jak również materiały, które zostały utracone lub zniszczone?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Inwentarz idealny to narzędzie, które ma na celu kompleksowe ujęcie wszystkich materiałów archiwalnych, zarówno tych, które są fizycznie dostępne, jak i tych, które z różnych przyczyn uległy zniszczeniu lub zaginięciu. Dzięki temu, twórcy inwentarza idealnego mogą zrealizować pełny obraz kolekcji archiwalnej, co sprzyja lepszym praktykom zarządzania i konserwacji zasobów. W praktyce, inwentarz idealny umożliwia nie tylko bieżące monitorowanie stanu zbiorów, ale także planowanie działań zabezpieczających, a nawet rekonstrukcyjnych. Przykładem może być archiwum, które po przeprowadzeniu inwentaryzacji idealnej stwierdza, że część materiałów z lat 40. XX wieku została utracona, co pozwala na podjęcie działań mających na celu ich rekonstrukcję lub poszukiwania w innych archiwach. Standaryzacja takich procesów jest kluczowa w archiwistyce, co znajduje potwierdzenie w międzynarodowych normach ISO dotyczących zarządzania dokumentami oraz w dobrych praktykach archiwalnych.
Wybór inwentarza realnego, topograficznego lub książkowego jako odpowiedzi na zadane pytanie wskazuje na pewne nieporozumienia dotyczące definicji i funkcji różnych typów inwentarzy w archiwistyce. Inwentarz realny koncentruje się na materiałach archiwalnych, które są w rzeczywistości posiadane przez dany zespół, co oznacza, że nie bierze pod uwagę zgubionych lub zniszczonych dokumentów. Taki sposób dokumentacji może prowadzić do niepełnego obrazu zasobów, co jest niepożądane w archiwistyce, gdzie ważne jest uwzględnienie historii i kontekstu zbiorów. Inwentarz topograficzny, z drugiej strony, ma na celu organizację zbiorów w kontekście ich lokalizacji geograficznej lub kontekstu przestrzennego, co sprawia, że również nie jest w stanie spełnić wymogów dotyczących archiwizacji materiałów zagubionych. Natomiast inwentarz książkowy, jako tradycyjny sposób rejestrowania zasobów, często ogranicza się jedynie do spisania dostępnych materiałów, co w praktyce nie uwzględnia sytuacji, w których dokumenty mogły ulec zniszczeniu lub zaginięciu. Te ograniczenia są fundamentalne i wskazują na potrzebę stosowania bardziej zaawansowanych metod inwentaryzacji, jakimi są inwentarze idealne, które dostarczają całościowego obrazu bez względu na stan zachowania materiałów.