Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór inwentarza realnego, topograficznego lub książkowego jako odpowiedzi na zadane pytanie wskazuje na pewne nieporozumienia dotyczące definicji i funkcji różnych typów inwentarzy w archiwistyce. Inwentarz realny koncentruje się na materiałach archiwalnych, które są w rzeczywistości posiadane przez dany zespół, co oznacza, że nie bierze pod uwagę zgubionych lub zniszczonych dokumentów. Taki sposób dokumentacji może prowadzić do niepełnego obrazu zasobów, co jest niepożądane w archiwistyce, gdzie ważne jest uwzględnienie historii i kontekstu zbiorów. Inwentarz topograficzny, z drugiej strony, ma na celu organizację zbiorów w kontekście ich lokalizacji geograficznej lub kontekstu przestrzennego, co sprawia, że również nie jest w stanie spełnić wymogów dotyczących archiwizacji materiałów zagubionych. Natomiast inwentarz książkowy, jako tradycyjny sposób rejestrowania zasobów, często ogranicza się jedynie do spisania dostępnych materiałów, co w praktyce nie uwzględnia sytuacji, w których dokumenty mogły ulec zniszczeniu lub zaginięciu. Te ograniczenia są fundamentalne i wskazują na potrzebę stosowania bardziej zaawansowanych metod inwentaryzacji, jakimi są inwentarze idealne, które dostarczają całościowego obrazu bez względu na stan zachowania materiałów.