Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybierając jedną z pozostałych opcji, można napotkać kilka powszechnych nieporozumień dotyczących dokumentacji archiwalnej. Listy płac i kartoteki wynagrodzeń zawierają informacje osobowe pracowników oraz szczegóły dotyczące wypłacanych wynagrodzeń, co sprawia, że są one dokumentacją, którą można przetrzymywać w różnych lokalizacjach, w tym w działach kadr. Zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, dostęp do tych dokumentów powinien być ściśle kontrolowany, ale niekoniecznie oznacza to, że muszą być one przechowywane tylko w archiwum zakładowym. Akta kategorii A to z kolei dokumentacja, która jest uznawana za trwałą i ważną, ale mogą być one również dostępne w innych obszarach organizacji, zwłaszcza jeżeli są wciąż wykorzystywane w bieżącej działalności. Akta osobowe pracowników, podobnie jak listy płac, podlegają przepisom prawa pracy i zasadom ochrony danych, ale nie są ograniczone do archiwum zakładowego, a ich przechowywanie oraz udostępnianie odbywa się zgodnie z innymi regulacjami. Wreszcie, spisy zdawczo-odbiorcze akt są kluczowe dla monitorowania procesu archiwizacji, ale nie są dokumentami, które mogą być ograniczone tylko do archiwum. Kluczowym błędem jest mylenie rodzaju dokumentacji z jej lokalizacją, co prowadzi do nieprawidłowych wniosków o ich przechowywaniu.