Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej jako odpowiedzi może prowadzić do nieporozumień dotyczących jego funkcji i zastosowania. Protokół ten rzeczywiście odnosi się do oceny dokumentów, ale jego główną rolą jest analiza wartości dokumentów, a nie ich ewidencjonowanie czy typowanie do brakowania. Zwykle sporządzany jest przy ocenie, które akta powinny być uznane za archiwalne, a które mogą zostać zniszczone. Pominięcie kluczowej roli spisu zdawczo-odbiorczego akt prowadzi do mylnego wniosku, że protokół oceny jest podstawowym narzędziem do zarządzania dokumentacją niearchiwalną. Inwentarz archiwalny, mimo że jest istotny w kontekście archiwizacji, nie jest narzędziem przeznaczonym do typowania dokumentów do brakowania, a raczej do ewidencji i zarządzania aktami, które zostały już przekazane do archiwum. Protokół kontrolny archiwum państwowego również nie ma zastosowania w kontekście typowania dokumentacji niearchiwalnej, gdyż jego funkcja koncentruje się na monitorowaniu zgodności z przepisami prawa archiwalnego. Kluczowe jest zrozumienie, że zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości właściwych narzędzi i procedur, aby skutecznie organizować, archiwizować i ewentualnie brakować dokumenty, co ma bezpośredni wpływ na efektywność działania jednostek organizacyjnych.