Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji Obieg i ewidencja dokumentów Prawo i normy archiwalne
Który z dokumentów jest podstawą do stworzenia sygnatury archiwalnej?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych jest kluczowym dokumentem w procesie tworzenia sygnatur archiwalnych, gdyż umożliwia systematyczne i uporządkowane przekazywanie dokumentacji do archiwum. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje na temat akt, które są przekazywane, w tym ich opis, ilość oraz datę przekazania, co pozwala na jednoznaczną identyfikację i klasyfikację materiałów archiwalnych. Przykładowo, podczas przekazywania dokumentacji z jednostki organizacyjnej do archiwum, wykaz ten jest podstawą do ustalenia, jakie dokumenty powinny być zarchiwizowane oraz jakie sygnatury archiwalne im nadano. W praktyce, stosowanie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych zgodnie z wytycznymi archiwalnymi pozwala na zachowanie spójności i przejrzystości w zarządzaniu dokumentacją, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie archiwizacji. Dodatkowo, zgodność z tym standardem ułatwia późniejsze odnalezienie i wykorzystanie zarchiwizowanych akt, co jest niezbędne w kontekście zarówno zarządzania informacją, jak i przestrzegania przepisów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów.