Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Instrukcja użytkowania archiwum nie jest dokumentem, który towarzyszy spisowi zdawczo-odbiorczemu. To wewnętrzny dokument, który określa zasady korzystania z archiwum, ale nie jest związany z przekazywaniem akt. Jego celem jest raczej edukacja użytkowników archiwum oraz zapewnienie poprawnego i zgodnego z procedurami zarządzania dokumentacją. Kopia dowodu osobistego archiwisty nie jest wymagana w procesie zdawczo-odbiorczym. Taki dokument nie ma żadnego wpływu na formalność samego przekazania akt. Właściwie, ze względu na przepisy ochrony danych osobowych, takiego dokumentu nie powinno się nawet dołączać. Lista uczestników przekazania mogłaby być użyteczna w niektórych przypadkach, szczególnie gdy przekazanie akt jest procesem bardziej złożonym, ale nie jest to dokument wymagany prawnie ani standardowo włączany do spisu zdawczo-odbiorczego. Prawidłowość procesu archiwizacji opiera się na dokładnym dokumentowaniu samych akt, a nie osób uczestniczących w procesie ich przekazywania. Dlatego kluczowym dokumentem pozostaje protokół zdawczo-odbiorczy, który zapewnia przejrzystość i formalność procesu archiwizacji.