Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór innych odpowiedzi może wynikać z niepełnego zrozumienia roli poszczególnych dokumentów w kontekście archiwizacji. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, na przykład, jest istotnym narzędziem służącym do dokumentacji przekazania akt do archiwum, ale nie jest bezpośrednio związany z organizacją i warunkami przechowywania. W praktyce, spis ten pomaga w odnalezieniu i identyfikacji dokumentów, ale nie odnosi się do wymogów dotyczących samego środowiska archiwalnego. Warunki wilgotności i temperatury, które są kluczowe dla zachowania materiałów, nie mają nic wspólnego z protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia. Ten protokół służy do oceny wartości dokumentów i podjęcia decyzji o ich dalszym losie, co jest etapem w procesie zarządzania dokumentacją, a nie jej przechowywania. Również, jednolity rzeczowy wykaz akt, mimo że jest użyteczny w kategoryzacji i organizacji dokumentacji, nie wskazuje na standardy przechowywania, a jego główną funkcją jest uporządkowanie informacji. Błędem jest zatem przypisanie tych dokumentów do kontekstu, który dotyczy bezpośrednio warunków przechowywania, co prowadzi do mylnych wniosków.”