Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Który z poniższych tytułów rozdziału nie jest częścią instrukcji dotyczącej organizacji oraz funkcjonowania archiwum zakładowego?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania nie jest bezpośrednio związana z instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe koncentruje się na procesach związanych z przechowywaniem, zabezpieczaniem oraz udostępnianiem dokumentacji, co ma na celu zapewnienie jej długotrwałego zachowania oraz efektywnego dostępu do niej. Przykładowo, proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej odnosi się do eliminacji dokumentów, które nie są już potrzebne, co jest istotnym elementem zarządzania dokumentacją w każdym przedsiębiorstwie. Z kolei udostępnianie dokumentacji wymaga znajomości odpowiednich przepisów oraz procedur, aby zapewnić, że dostęp do informacji jest zgodny z zasadami ochrony danych osobowych oraz innymi regulacjami. W kontekście dobrych praktyk branżowych, najważniejsze jest, aby archiwum działało zgodnie z normami ISO 15489, które definiują zasady zarządzania dokumentacją i archiwizacją, co ma kluczowe znaczenie dla efektywności i bezpieczeństwa informacji.
Podejmując decyzję o tym, które z wymienionych tytułów rozdziałów należą do instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, warto zauważyć, że wiele osób może mieć mylne wyobrażenie na temat zakresu działalności archiwum. Na przykład, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest bardzo istotnym aspektem zarządzania dokumentacją, ponieważ pozwala na pozbycie się zbędnych materiałów, co z kolei przyczynia się do efektywności pracy organizacji oraz oszczędności przestrzeni archiwalnej. Również przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji są kluczowe, ponieważ zapewniają bezpieczeństwo i integralność danych w długim okresie. Niezrozumienie znaczenia tych procesów może prowadzić do nieefektywności oraz ryzyka utraty ważnych informacji. Istotne jest także, aby wiedzieć, że rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania, choć ważne w kontekście ogólnego zarządzania, nie jest specyfiką archiwum zakładowego, które bardziej koncentruje się na archiwizacji, przechowywaniu oraz udostępnianiu dokumentów. Dlatego myślenie, że wszystkie aspekty dokumentacji są związane z archiwum, jest błędne, ponieważ niektóre działania, takie jak administracyjne rejestrowanie spraw, są bardziej związane z codziennym funkcjonowaniem organizacji, a nie z jej archiwizacją.