Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Podejmując decyzję o tym, które z wymienionych tytułów rozdziałów należą do instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, warto zauważyć, że wiele osób może mieć mylne wyobrażenie na temat zakresu działalności archiwum. Na przykład, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest bardzo istotnym aspektem zarządzania dokumentacją, ponieważ pozwala na pozbycie się zbędnych materiałów, co z kolei przyczynia się do efektywności pracy organizacji oraz oszczędności przestrzeni archiwalnej. Również przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji są kluczowe, ponieważ zapewniają bezpieczeństwo i integralność danych w długim okresie. Niezrozumienie znaczenia tych procesów może prowadzić do nieefektywności oraz ryzyka utraty ważnych informacji. Istotne jest także, aby wiedzieć, że rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania, choć ważne w kontekście ogólnego zarządzania, nie jest specyfiką archiwum zakładowego, które bardziej koncentruje się na archiwizacji, przechowywaniu oraz udostępnianiu dokumentów. Dlatego myślenie, że wszystkie aspekty dokumentacji są związane z archiwum, jest błędne, ponieważ niektóre działania, takie jak administracyjne rejestrowanie spraw, są bardziej związane z codziennym funkcjonowaniem organizacji, a nie z jej archiwizacją.