Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Który symbol sprawy został zapisany poprawnie?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź DO.070.1.2015 jest prawidłowa, ponieważ prawidłowo identyfikuje strukturę oznaczenia sprawy, która składa się z prefiksu, numeru i roku. W tym przypadku 'DO' oznacza odpowiednią klasę sprawy, '070' jest numerem sprawy, '1' to specyfikacja lub podnumer, a '2015' wskazuje na rok, w którym sprawa została zarejestrowana. Taka struktura jest zgodna z obowiązującymi standardami w dokumentacji prawnej, która wymaga szczegółowego i jednoznacznego oznaczania spraw. Prawidłowe oznaczanie spraw wpływa na efektywność zarządzania dokumentacją prawną oraz ułatwia organizację pracy w instytucjach zajmujących się obiegiem spraw. Na przykład, w sądach i instytucjach administracyjnych, stosowanie jednolitych zasad w zakresie oznaczania spraw zapewnia lepszą orientację w dokumentacji oraz ułatwia wyszukiwanie i archiwizację dokumentów. Warto również zauważyć, że zgodność z takimi standardami może wpłynąć na przejrzystość i rzetelność procesów prawnych.
Pozostałe odpowiedzi nie spełniają wymogów, jakie stawiają obowiązujące normy dotyczące oznaczania spraw. Oznaczenie DO.111/070, mimo że wygląda na poprawne, nie zawiera roku, co czyni je mniej użytecznym w kontekście archiwizacji i identyfikacji spraw w dłuższym okresie. Brak roku w oznaczeniu sprawy może prowadzić do poważnych problemów związanych z wyszukiwaniem oraz błędną interpretacją dokumentów. Kolejna odpowiedź, DO.111-1, opuszcza kluczowy element, jakim jest pełne oznaczenie roku, co również utrudnia późniejsze zidentyfikowanie sprawy. W praktyce, każda sprawa powinna być oznaczana w sposób jednoznaczny, aby zminimalizować ryzyko pomyłek i zapewnić właściwe zarządzanie dokumentacją. Ostatnia z odpowiedzi, DO-070/2015, wprowadza nieprawidłowy separator, stosując znak myślnika zamiast kropki, co również jest niezgodne z przyjętymi standardami. Użycie myślnika w tym kontekście może sugerować inne znaczenie lub kategorię sprawy, co prowadzi do dezorientacji. W każdym przypadku, oznaczanie sprawy powinno odbywać się zgodnie z przyjętymi standardami, aby zapewnić skuteczną i jasną komunikację w tych procesach. Niezrozumienie tej kwestii może prowadzić do poważnych konsekwencji w obiegu informacji oraz w podejmowaniu decyzji administracyjnych.