Metadaną opisującą dokument elektroniczny w systemie EZD nie jest
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Liczba porządkowa, pod którą zarejestrowano dokument w rejestrze tradycyjnym, rzeczywiście nie jest metadaną opisaną w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD). W systemach EZD kluczowe metadane obejmują takie informacje, jak kwalifikacja archiwalna, tytuł dokumentu oraz dane dotyczące twórcy lub autora. W kontekście zarządzania dokumentacją, metadane mają na celu ułatwienie wyszukiwania, klasyfikacji i archiwizacji dokumentów. Na przykład, kwalifikacja archiwalna pozwala na określenie, jak długo dany dokument powinien być przechowywany, co jest zgodne z przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami organizacji. Tytuł dokumentu stanowi istotny element identyfikacji, który umożliwia szybkie zrozumienie treści dokumentu bez potrzeby jego otwierania. W związku z tym, liczba porządkowa w rejestrze tradycyjnym, choć użyteczna w kontekście tradycyjnego zarządzania dokumentacją, nie mieści się w definicji metadanych stosowanych w nowoczesnym systemie EZD.
Kwalifikacja, tytuł oraz twórca to kluczowe elementy metadanych dokumentów w systemie EZD. Kwalifikacja dokumentu odnosi się do jego kategorii archiwalnej, co jest niezbędne do zrozumienia, jak długo dokument powinien być przechowywany oraz jakie są związane z nim obowiązki archiwizacyjne. Przykładowo, dokumenty mające wartość archiwalną mogą być przechowywane przez dłuższy czas niż te o wartości operacyjnej. Tytuł dokumentu jest istotnym elementem, który pozwala użytkownikom natychmiast zidentyfikować jego zawartość — dobrze dobrany tytuł ułatwia późniejsze wyszukiwanie oraz klasyfikację. Twórca lub autor dokumentu to kolejna ważna metadana, która wskazuje na osobę lub instytucję odpowiedzialną za jego przygotowanie. W kontekście praktycznym, wiedza o tym, kto stworzył dany dokument, może być kluczowa w sytuacjach związanych z odpowiedzialnością prawną czy w procesach weryfikacji. Pojmowanie tych koncepcji jest kluczowe w praktyce zarządzania dokumentami, ponieważ ich zrozumienie umożliwia efektywne dostosowanie się do norm i regulacji obowiązujących w danej organizacji. Dlatego też, gdyby ktoś wskazał na liczba porządkowa jako metadaną, mógłby nie dostrzegać różnicy między systemem tradycyjnym a elektronicznym, co prowadzi do mylnych wniosków o istocie zarządzania dokumentami.