Metadane, które opisują dokument elektroniczny w systemie EZD, nie są
To prawda, liczba porządkowa w tradycyjnym rejestrze nie jest metadanymi w systemie EZD. Tylko te najważniejsze rzeczy, jak np. kwalifikacja archiwalna, tytuł dokumentu i dane o autorze, to te metadane, które naprawdę mają znaczenie w zarządzaniu dokumentami. Z mojego punktu widzenia, metadane są kluczowe, żeby łatwiej było wyszukiwać i archiwizować dokumenty. Na przykład, dzięki kwalifikacji archiwalnej wiemy, jak długo coś powinno być przechowywane — to jest bardzo ważne, żeby się nie zgubić w przepisach i regulacjach, które wszyscy musimy znać. Tytuł dokumentu to też coś, co pomaga zrozumieć, o czym jest ten dokument, bez konieczności otwierania go. W sumie, liczba porządkowa w tradycyjnym rejestrze jest fajna, ale w nowoczesnym systemie EZD to nie ma sensu jako metadana.
Tak, masz rację, że kwalifikacja, tytuł i autor to bardzo ważne metadane w EZD. Kwalifikacja mówi nam, jak długo dokumenty będą przechowywane. Na przykład dokumenty, które mają dużą wartość archiwalną, zostaną z nami na dłużej niż te, które są tylko do codziennego użytku. Tytuł jest też istotny, bo dzięki niemu od razu możemy zorientować się, co jest w środku. A twórca dokumentu zawsze daje nam znać, kto jest odpowiedzialny za dany tekst, co czasem jest istotne, jeśli coś poszło nie tak. Myślę, że rozumienie tych wszystkich rzeczy jest mega ważne przy zarządzaniu dokumentami, bo pozwala nam lepiej dostosować się do przepisów i zasad w każdej firmie. Dlatego, jeśli ktoś mówi, że liczba porządkowa to metadana, to znaczy, że nie widzi różnicy między tradycyjnym a elektronicznym zarządzaniem dokumentami.