Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Na liście zdawczo-odbiorczej akt teczki przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jest prawidłowa, ponieważ w procesie przekazywania akt do archiwum zakładowego kluczowe jest zachowanie jasno określonej struktury, która umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów w przyszłości. System klasyfikacji akt jest oparty na ustalonych standardach archiwalnych, które definiują, w jaki sposób powinny być uporządkowane dokumenty. Klasyfikacja według symboli pozwala na systematyczne grupowanie akt w oparciu o ich charakter oraz przeznaczenie. Dzięki temu zarówno archiwiści, jak i użytkownicy mają możliwość szybkiego i efektywnego dostępu do informacji. W praktyce, przy tworzeniu wykazów akt, stosuje się odpowiednie symbole, które oznaczają różne kategorie dokumentów. Na przykład, dokumenty finansowe mogą mieć przypisane inne symbole niż dokumenty kadrowe. Właściwe uporządkowanie według symboli klasyfikacyjnych jest zatem nie tylko zgodne z normami archiwalnymi, ale również wspiera procesy zarządzania dokumentacją w instytucjach.
Ułożenie akt tematycznie, zgodnie ze strukturą organizacyjną, czy według kategorii archiwalnych to podejścia, które mogą na pierwszy rzut oka wydawać się sensowne, lecz w praktyce nie są zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi. Ułożenie akt tematycznie, choć może pomóc w zrozumieniu kontekstu dokumentów, często prowadzi do zamieszania, ponieważ nie uwzględnia krytycznej kwestii, jaką jest łatwość dostępu do konkretnego dokumentu w przyszłości. Struktura organizacyjna danego podmiotu zmienia się, a dokumenty mogą należeć do różnych działów lub projektów, co sprawia, że klasyfikacja według organizacji może być nieefektywna i prowadzić do trudności w wyszukiwaniu akt. Z kolei klasyfikowanie według kategorii archiwalnych pomija istotny aspekt, jakim jest ich powiązanie z konkretna procedurą lub procesem, co również wpływa na efektywność przetwarzania informacji. W archiwistyce kluczowe znaczenie ma nie tylko sama klasyfikacja, ale również jej konsekwentne stosowanie, co jest najlepiej realizowane przez zachowanie kolejności symboli klasyfikacyjnych, które są ustalone i zrozumiałe dla wszystkich pracowników instytucji. Dlatego klasyfikacja akt w sposób zgodny z symbolami klasyfikacyjnymi stanowi fundament skutecznego zarządzania dokumentacją i archiwizacją.