Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Ułożenie akt tematycznie, zgodnie ze strukturą organizacyjną, czy według kategorii archiwalnych to podejścia, które mogą na pierwszy rzut oka wydawać się sensowne, lecz w praktyce nie są zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi. Ułożenie akt tematycznie, choć może pomóc w zrozumieniu kontekstu dokumentów, często prowadzi do zamieszania, ponieważ nie uwzględnia krytycznej kwestii, jaką jest łatwość dostępu do konkretnego dokumentu w przyszłości. Struktura organizacyjna danego podmiotu zmienia się, a dokumenty mogą należeć do różnych działów lub projektów, co sprawia, że klasyfikacja według organizacji może być nieefektywna i prowadzić do trudności w wyszukiwaniu akt. Z kolei klasyfikowanie według kategorii archiwalnych pomija istotny aspekt, jakim jest ich powiązanie z konkretna procedurą lub procesem, co również wpływa na efektywność przetwarzania informacji. W archiwistyce kluczowe znaczenie ma nie tylko sama klasyfikacja, ale również jej konsekwentne stosowanie, co jest najlepiej realizowane przez zachowanie kolejności symboli klasyfikacyjnych, które są ustalone i zrozumiałe dla wszystkich pracowników instytucji. Dlatego klasyfikacja akt w sposób zgodny z symbolami klasyfikacyjnymi stanowi fundament skutecznego zarządzania dokumentacją i archiwizacją.