Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Ułożenie akt według komórek organizacyjnych może wydawać się sensowne, jednak w praktyce prowadzi do wielu problemów. Takie podejście może skutkować trudnościami w odnalezieniu dokumentów, szczególnie gdy jedna sprawa może dotyczyć wielu działów. Ponadto, zmiany w strukturze organizacyjnej mogą powodować konieczność reorganizacji archiwów, co jest czasochłonne i kosztowne. Z kolei klasyfikacja akt zgodnie z częstotliwością udostępniania, mimo że wydaje się logiczna, nie zawsze odpowiada rzeczywistym potrzebom użytkowników. Dokumenty rzadko udostępniane mogą być rozmieszczone w miejscach, które są trudne do zlokalizowania, co zmniejsza efektywność całego systemu archiwizacji. Ułożenie akt okresami przechowywania również jest nieefektywne, ponieważ nie uwzględnia rzeczywistej daty ich przyjęcia, co może prowadzić do zamieszania i utrudnień w dostępie do informacji. Kluczowe jest, aby podejście do archiwizacji opierało się na jasnych zasadach, które nie tylko ułatwiają przechowywanie, ale również przyspieszają procesy wyszukiwania dokumentów, co jest istotne w kontekście współczesnych wymogów prawnych i organizacyjnych.