Podczas przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego do obowiązków archiwisty nie należy
W tym pytaniu chodzi o rozdzielenie odpowiedzialności między komórką organizacyjną a archiwum zakładowym. Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych nie należy zasadniczo do obowiązków archiwisty, bo spis przygotowuje ta komórka, która dokumentację wytworzyła i przekazuje ją do archiwum. To ona najlepiej wie, jakie sprawy prowadziła, jakie hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt zastosowano, jakie są daty skrajne, kategorie archiwalne oraz ile teczek faktycznie przekazuje. Archiwista może oczywiście pomóc, wyjaśnić zasady albo zwrócić spis do poprawy, ale nie powinien robić tego za komórkę merytoryczną. Z mojego doświadczenia to ważne, bo inaczej odpowiedzialność za opis dokumentacji robi się rozmyta. Do zadań archiwisty należy natomiast sprawdzenie, czy teczki są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną, zarejestrowanie spisu zdawczo-odbiorczego w wykazie spisów oraz nadanie dokumentacji sygnatury archiwalnej. W praktyce wygląda to tak: dział kadr sporządza spis przekazywanych akt osobowych, a archiwista kontroluje kompletność, poprawność układu, zgodność kategorii archiwalnej i dopiero potem przyjmuje dokumentację do zasobu archiwum zakładowego.
Warto tu rozdzielić dwie rzeczy: przygotowanie dokumentacji do przekazania i jej formalne przejęcie przez archiwum zakładowe. Częsty błąd polega na tym, że archiwistę traktuje się jako osobę, która ma zrobić wszystko od początku do końca. W praktyce i zgodnie z dobrymi zasadami kancelaryjno-archiwalnymi tak to nie działa. Komórka organizacyjna, która wytworzyła akta, ma obowiązek je uporządkować i sporządzić spis zdawczo-odbiorczy. To ona zna przebieg spraw, symbole klasyfikacyjne z wykazu akt, daty skrajne oraz rzeczywistą zawartość teczek. Gdyby spis tworzył archiwista, to trochę zgadywałby na podstawie okładek i zawartości, a to nie jest zdrowa praktyka ewidencyjna. Archiwista natomiast jak najbardziej sprawdza sposób uporządkowania teczek, bo nie powinien przyjmować materiałów chaotycznych, nieopisanych albo pomieszanych kategoriami archiwalnymi. Po przyjęciu dokumentacji uzupełnia teczki o sygnaturę archiwalną, czyli znak pozwalający odnaleźć jednostkę w zasobie archiwum. Rejestruje też spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów, bo jest to podstawowa pomoc ewidencyjna archiwum zakładowego. Moim zdaniem najłatwiej zapamiętać to tak: komórka przekazująca opisuje, co oddaje, a archiwista kontroluje, przyjmuje, ewidencjonuje i nadaje miejsce w archiwum. Pomylenie tych ról prowadzi potem do bałaganu w odpowiedzialności za dokumentację.