Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Określenie początku okresu przechowywania dokumentacji technicznej na podstawie daty otrzymania pozwolenia na budowę, zakończenia budowy lub oddania projektu może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i operacyjnych. Pozwolenie na budowę to dokument, który formalizuje rozpoczęcie procesu budowlanego, jednak nie odnosi się do aspektów eksploatacyjnych budynku. Zakończenie budowy natomiast może nie uwzględniać długoterminowego użytkowania obiektu, ponieważ w tym momencie należy jeszcze przeprowadzić szereg kontroli i odbiorów technicznych. Oddanie projektu, jako moment, w którym projekt jest formalnie zaakceptowany, również nie pokrywa się z koniecznością długoterminowego przechowywania dokumentacji, ponieważ nie odnosi się do czasu eksploatacji. Właściwe podejście do przechowywania dokumentacji technicznej powinno opierać się na zasadach trwałości i dostępności, co oznacza, że dokumentacja musi być dostępna przez cały okres użytkowania budynku, a nawet dłużej, w przypadku gdy budynek jest amortyzowany. W praktyce, wiele organizacji budowlanych oraz deweloperskich stosuje procedury, które uwzględniają pełne cykle życia obiektów budowlanych, co jest zgodne z międzynarodowymi standardami np. w zakresie zarządzania jakością ISO 9001, gdzie dokumentacja stanowi kluczowy element zapewnienia ciągłości procesów oraz zachowania odpowiednich standardów jakości.