Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Podejście wskazujące na inne daty, takie jak przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego, wytworzenie udostępnianej dokumentacji w komórce organizacyjnej, czy wypożyczenie akt przez komórkę organizacyjną, jest błędne z perspektywy zasad zarządzania dokumentacją. W przypadku przekazania dokumentacji do archiwum, dokumenty są już zarchiwizowane, a ich historia udostępnienia nie jest wówczas aktywnie monitorowana. Liczenie okresu od momentu przekazania do archiwum nie uwzględnia czasu, w którym dokumenty były w obiegu, co może prowadzić do niekompletności danych. Podobnie, wytworzenie dokumentacji w komórce organizacyjnej nie jest związane z jej wykorzystaniem, a tym samym nie wpływa na okres, przez który należy przechowywać informacje o udostępnieniu. W przypadku wypożyczenia akt, kluczowe jest zrozumienie, że z perspektywy archiwizacji, istotne jest, kiedy dokumenty wracają do archiwum, jako moment, w którym rozpoczyna się proces oczekiwania na ewentualne kontrole czy audyty. Niezastosowanie się do tych zasad może prowadzić do problemów z dostępem do informacji, a także naruszeń przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji, co grozi sankcjami w przypadku audytów. Dlatego ważne jest, aby wszyscy pracownicy zapoznali się z obowiązującymi procedurami i standardami w zakresie archiwizacji, co pozwoli na uniknięcie typowych błędów myślowych związanych z interpretacją terminów i procedur.