Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Czas przechowywania kart udostępnienia zbiorów rozpoczyna się od daty
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Okres przechowywania kart udostępnienia zbiorów należy liczyć od daty zwrotu wypożyczonych akt do archiwum zakładowego, co jest zgodne z zasadami zarządzania dokumentacją i archiwizacją. W praktyce oznacza to, że kiedy dokumenty są zwracane, zaczyna się liczba dni, przez które będą przechowywane informacje dotyczące ich udostępnienia. Taki proces ma na celu zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad dokumentacją oraz umożliwienie łatwego dostępu do informacji o historii wykorzystania zbiorów. Zgodnie z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, kluczowe jest zachowanie przejrzystości w zarządzaniu dokumentami, co obejmuje zarówno ich tworzenie, jak i późniejsze udostępnianie oraz archiwizację. W praktyce, na przykład w instytucjach publicznych, może to obejmować przechowywanie kart udostępnienia przez określony czas po ich zwrocie, co jest niezbędne do spełnienia wymogów audytowych oraz zachowania zgodności z regulacjami prawnymi.
Podejście wskazujące na inne daty, takie jak przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego, wytworzenie udostępnianej dokumentacji w komórce organizacyjnej, czy wypożyczenie akt przez komórkę organizacyjną, jest błędne z perspektywy zasad zarządzania dokumentacją. W przypadku przekazania dokumentacji do archiwum, dokumenty są już zarchiwizowane, a ich historia udostępnienia nie jest wówczas aktywnie monitorowana. Liczenie okresu od momentu przekazania do archiwum nie uwzględnia czasu, w którym dokumenty były w obiegu, co może prowadzić do niekompletności danych. Podobnie, wytworzenie dokumentacji w komórce organizacyjnej nie jest związane z jej wykorzystaniem, a tym samym nie wpływa na okres, przez który należy przechowywać informacje o udostępnieniu. W przypadku wypożyczenia akt, kluczowe jest zrozumienie, że z perspektywy archiwizacji, istotne jest, kiedy dokumenty wracają do archiwum, jako moment, w którym rozpoczyna się proces oczekiwania na ewentualne kontrole czy audyty. Niezastosowanie się do tych zasad może prowadzić do problemów z dostępem do informacji, a także naruszeń przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji, co grozi sankcjami w przypadku audytów. Dlatego ważne jest, aby wszyscy pracownicy zapoznali się z obowiązującymi procedurami i standardami w zakresie archiwizacji, co pozwoli na uniknięcie typowych błędów myślowych związanych z interpretacją terminów i procedur.