Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odpowiedzi, które sugerują archiwum zakładowe, magazyn lub tajną kancelarię, opierają się na błędnych założeniach dotyczących obiegu dokumentów i ich klasyfikacji. Archiwum zakładowe jest miejscem, gdzie przechowuje się dokumenty, które nie są już aktywnie wykorzystywane, a ich przechowywanie jest ściśle regulowane przepisami prawa oraz wewnętrznymi procedurami organizacyjnymi. Przekazywanie dokumentów bezpośrednio do archiwum bez wcześniejszej obróbki i dystrybucji mija się z celem, ponieważ dokumenty muszą najpierw być zarejestrowane i rozdzielone. Magazyn z kolei jest miejscem, które służy do przechowywania materiałów fizycznych lub towarów, a nie dokumentacji. Przekazanie pism do magazynu oznaczałoby ich fizyczne umieszczenie w miejscu, które nie jest przystosowane do zarządzania dokumentami, co prowadziłoby do chaosu w obiegu informacji. Tajna kancelaria zajmuje się dokumentami o szczególnym znaczeniu, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń i nie są przeznaczone do powszechnego obiegu. Stąd pomyłka w wyborze tej odpowiedzi może wynikać z braku zrozumienia roli poszczególnych jednostek w obiegu dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości standardów i procedur, które jasno określają, jak i gdzie powinny być przekazywane pisma po ich akceptacji.