Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór niewłaściwego okresu udostępniania dokumentacji typowej w archiwach wyodrębnionych może być wynikiem niepełnego zrozumienia regulacji dotyczących ochrony danych oraz praktyk archiwalnych. Okres 25 lat, który niektórzy mogą uznać za odpowiedni, nie bierze pod uwagę zmiany w przepisach prawnych, które w ostatnich latach zaostrzyły wymagania dotyczące ochrony informacji. Dokumenty, które są przechowywane zbyt krótko, mogą narazić osoby na ujawnienie wrażliwych danych, co jest niezgodne z aktualnymi standardami ochrony danych osobowych. Z kolei 20-letni okres, choć może wydawać się logiczny z perspektywy zarządzania informacjami, nie spełnia wymogów ochrony prywatności, jakie wprowadza obecnie obowiązujące prawo. Użytkownicy mogą również błędnie zakładać, że im krótszy okres ochrony, tym lepsze zarządzanie informacją. To podejście jest mylące, ponieważ właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga zrozumienia, że dane wrażliwe, takie jak te dotyczące zdrowia czy finansów, potrzebują dłuższego okresu ochrony, aby zapobiec ich nieautoryzowanemu ujawnieniu. Wybór 50-letniego okresu może wynikać z nadmiernej ostrożności, jednak w praktyce nie jest zgodny z aktualnymi przepisami i wprowadza niepotrzebne opóźnienia w dostępie do informacji, które mogą być już bezpieczne do udostępnienia. Takie rozumowanie prowadzi do nieefektywnego zarządzania archiwami i może opóźniać procesy decyzyjne w instytucjach, które polegają na szybkim dostępie do historycznych danych.