Po wskazaniu sukcesora lub podmiotu, który będzie przechowywał niearchiwalną dokumentację bez terminów, jej porządkowaniem powinien zająć się
Likwidator jest osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie procesu likwidacji jednostki organizacyjnej, w tym za uporządkowanie i zabezpieczenie jej dokumentacji. Ustalenie sukcesora lub podmiotu, który będzie przechowywał dokumentację niearchiwalną, to ważny krok, jednak to likwidator ma kluczową rolę w fizycznym uporządkowaniu dokumentów. Przykładem praktycznym jest sytuacja, w której przedsiębiorstwo zostaje zlikwidowane, a likwidator musi zająć się inwentaryzacją i segregacją dokumentacji. Zgodnie z przepisami prawa, likwidator ma obowiązek zapewnić, że dokumenty są odpowiednio zorganizowane, co może oznaczać ich podział na kategorie, takie jak umowy, faktury i inne ważne dokumenty. Takie działania są zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, które sugerują, że uporządkowanie dokumentów jest kluczowe dla późniejszego dostępu i ewentualnego przekazania ich do archiwum. Ponadto, likwidator powinien kierować się zasadami ochrony danych osobowych, ponieważ nieprzeterminowana dokumentacja często zawiera dane wrażliwe. Właściwe postępowanie z dokumentacją po likwidacji ma nie tylko znaczenie prawne, ale także etyczne, wpływając na reputację byłej jednostki.
Wybór pracownika archiwum zakładowego jako osoby odpowiedzialnej za uporządkowanie dokumentacji nie jest właściwy w kontekście likwidacji jednostki. Pracownicy archiwum zakładowego zajmują się dokumentacją już funkcjonujących organizacji, a ich rola polega głównie na utrzymywaniu porządku w dokumentach, zgodnie z regulacjami archiwalnymi. Nie mają oni uprawnień ani odpowiedzialności za działania, które powinny być podejmowane podczas likwidacji, gdzie kluczową rolę odgrywa likwidator. Istotne jest również, aby zrozumieć, że sukcesor, choć może przejąć obowiązki związane z dokumentacją, nie jest bezpośrednio odpowiedzialny za jej porządkowanie w momencie likwidacji. Jego rola zaczyna się po zakończeniu procesu likwidacji, gdy staje się nowym właścicielem zasobów. Przedstawiciel archiwum państwowego, mimo że posiada wiedzę na temat archiwizacji i przechowywania dokumentów, nie jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie dokumentacją w czasie likwidacji. Typowym błędem myślowym jest mylenie ról i zadań w ramach administracji dokumentacyjnej, co prowadzi do nieprawidłowego przypisania odpowiedzialności. Kluczowe jest, aby osoby zaangażowane w proces likwidacji miały jasność co do swoich obowiązków i odpowiedzialności, aby zapewnić prawidłowe zarządzanie dokumentacją i zgodność z obowiązującymi przepisami.