Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Rejestr korespondencji, spis zdawczo-odbiorczy oraz spis spraw to narzędzia pomocnicze w obiegu dokumentów, ale nie służą one do podstawowego oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw ani do grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. Rejestr korespondencji gromadzi informacje o przychodzącej i wychodzącej korespondencji, co wspiera zarządzanie komunikacją, ale nie odnosi się do klasyfikacji dokumentów w kontekście ich treści i tematów. Spis zdawczo-odbiorczy jest używany głównie do dokumentowania przekazania akt między jednostkami, co nie ma wpływu na ich późniejsze systematyzowanie i archiwizowanie. Z kolei spis spraw dotyczy konkretnych spraw i ich statusu, a nie całościowej klasyfikacji dokumentacji. Użytkownicy mogą mylnie sądzić, że te narzędzia zastępują JRWA, jednak w rzeczywistości pełnią one inne funkcje i nie zapewniają tak kompleksowego podejścia do zarządzania dokumentacją. W praktyce, nieposiadanie JRWA może prowadzić do chaosu w dokumentacji, utrudniając codzienne operacje oraz narażając organizację na ryzyko utraty ważnych informacji. Prawidłowe podejście do zarządzania dokumentacją wymaga stosowania JRWA jako fundamentu, na którym można opierać inne procesy związane z obiegiem dokumentów.