Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Spis dokumentacji, rejestr korespondencji oraz dziennik podawczy są ważnymi dokumentami w kontekście zarządzania informacją, jednak nie pełnią roli archiwalnej informującej o stanie zasobów archiwum. Spis dokumentacji to zestawienie dokumentów, które mogą być przechowywane w archiwum, ale nie dostarcza szczegółowych opisów dotyczących zasobów ani nie informuje o ich dostępności. W praktyce spis dokumentacji może być stosowany do celów administracyjnych, ale nie jest narzędziem do efektywnego zarządzania zasobami archiwalnymi. Rejestr korespondencji, z kolei, służy do dokumentowania wymiany pism i innych komunikatów, co jest kluczowe w kontekście prowadzenia spraw, ale nie odnosi się bezpośrednio do archiwizacji zasobów. Dziennik podawczy to narzędzie, które rejestruje przyjęcie i wydanie dokumentów, jednak nie dostarcza informacji o ich zawartości ani o kontekście archiwalnym. Typowym błędem myślowym jest utożsamianie dokumentacji operacyjnej z archiwalną, co prowadzi do nieporozumień w zakresie zarządzania zasobami archiwalnymi. Kluczowe jest zrozumienie, że archiwum i jego zasoby wymagają specyficznych narzędzi, takich jak przewodnik po zasobie, które są odpowiednie do ich opisu i zarządzania.