Badanie materiałów archiwalnych w celu znalezienia informacji dotyczących konkretnego tematu lub osoby to
Kwerenda to proces poszukiwania i zbierania informacji z materiałów archiwalnych, który polega na formułowaniu precyzyjnych zapytań do dokumentów, rejestrów czy baz danych w celu uzyskania danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Jest to kluczowy element pracy archiwisty, badacza czy historyka, który wymaga znajomości zarówno źródeł, jak i metodologii badań archiwalnych. Przykładem kwerendy może być poszukiwanie dokumentów dotyczących działalności konkretnego stowarzyszenia w określonym okresie, co może obejmować przegląd różnych zbiorów archiwalnych oraz analizy dostępnych źródeł. W praktyce kwerenda wspiera procesy badawcze i pozwala na pozyskiwanie wiedzy w oparciu o autorytatywne dokumenty, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie archiwistyki. Zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Archiwalnymi (ISA), kwerenda powinna być dokładnie dokumentowana, aby zapewnić możliwość weryfikacji i odtworzenia procesu badawczego.
Metryka, foliacja oraz ekscerpt to terminy, które często są mylone z kwerendą, jednak każdy z nich odnosi się do innego aspektu pracy z dokumentami archiwalnymi. Metryka to zapis informacji o dokumentach, który może zawierać dane dotyczące ich pochodzenia, datowania, autorstwa czy formy. Jest to ważny element procesu archiwizacji, ale nie dotyczy bezpośrednio samego procesu poszukiwania informacji. Folia to odniesienie do numeracji stron lub kart w dokumentach, co również nie jest związane z samym poszukiwaniem danych. Ekscerpt natomiast odnosi się do wyciągu lub streszczenia ważnych informacji z dokumentu, co może być wynikiem kwerendy, ale nie jest równoważne z jej definicją. Często spotykanym błędem jest mylenie tych pojęć, co prowadzi do nieporozumień w pracy badawczej. Właściwe zrozumienie kwerendy jako procesu wyodrębniania informacji z dokumentów jest kluczowe dla skutecznego wykonywania badań archiwalnych oraz zapewnienia zgodności z przyjętymi standardami w zakresie dokumentacji i archiwizacji.