Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Komisja powołana przez kogo sporządza protokół oraz wykaz dokumentów niearchiwalnych (aktowych) przeznaczonych do makulatury lub zniszczenia?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, są sporządzane przez komisję powołaną przez dyrektora jednostki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe. Jest to zgodne z regulacjami dotyczącymi zarządzania dokumentacją w Polsce, gdzie dyrektor ma odpowiedzialność za nadzór nad procesami archiwizacji i likwidacji akt. Przykładowo, w przypadku likwidacji dokumentacji, dyrektor organizacji zleca powołanie komisji, która ocenia dokumenty pod kątem ich wartości archiwalnej. Proces ten jest istotny z perspektywy ochrony danych osobowych oraz przestrzegania przepisów prawa, takich jak Ustawa o archiwach. Dobrą praktyką jest również sporządzanie dokumentacji dotyczącej zniszczenia akt, co może być przydatne w kontekście kontroli wewnętrznych oraz audytów. Tego rodzaju podejście przyczynia się do efektywnego zarządzania informacją oraz zabezpieczenia prawnych interesów jednostki organizacyjnej.
Wybór dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiciela komórki organizacyjnej, której akta podlegają wybrakowaniu, czy kierownika archiwum zakładowego na członków komisji do sporządzania protokołu oraz spisu dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie jest nieprawidłowy, ponieważ każdy z tych podmiotów pełni odmienne funkcje w systemie zarządzania dokumentacją. Dyrektor właściwego archiwum państwowego odpowiada przede wszystkim za nadzór nad archiwami w danym regionie oraz zapewnienie przestrzegania przepisów dotyczących archiwizacji, ale nie ma uprawnień do samodzielnego zlecania likwidacji akt w jednostkach organizacyjnych. Z kolei przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta podlegają wybrakowaniu, może być zaangażowany w proces oceny, jednak to dyrektor jednostki organizacyjnej ma ostateczną odpowiedzialność za podjęcie decyzji i powołanie komisji. Natomiast kierownik archiwum zakładowego, mimo że jest kluczowym ogniwem w zarządzaniu dokumentacją, nie jest osobą decyzyjną w kwestii powołania komisji do zniszczenia akt. Dlatego kluczowe jest zrozumienie hierarchii oraz odpowiedzialności w kontekście zarządzania dokumentacją, aby uniknąć błędnych interpretacji, które mogą prowadzić do niezgodności z przepisami oraz ryzyk prawnych.