Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Przeanalizowanie odpowiedzi związanych z tym zagadnieniem ujawnia szereg nieporozumień dotyczących odpowiedzialności za dokumentację w archiwum. Wybór osoby zwracającej dokumenty jako sporządzającej protokół uszkodzenia jest błędny, ponieważ ta osoba nie ma wystarczających kompetencji ani odpowiednich narzędzi do oceny stanu dokumentacji. W praktyce to pracownik archiwum, który zazwyczaj dysponuje wiedzą na temat zasad ochrony i konserwacji dokumentów, powinien przejąć tę odpowiedzialność. Dalej, sugerowanie, że osobą, która uszkodziła dokumentację, jest odpowiednia do sporządzenia protokołu, jest mylące. Tego typu podejście może prowadzić do nieobiektywnej oceny sytuacji, a także narusza zasady związane z zarządzaniem ryzykiem. Odpowiedzialność za uszkodzenia powinna być dokumentowana, ale nie może prowadzić do sytuacji, w której osoba, która przyczyniła się do szkodzenia, ma pełną kontrolę nad procesem oceny szkód. Ponadto, wybór kierownika komórki wypożyczającej dokumenty jako odpowiedzialnego za sporządzenie protokołu również zakłada, że osoba ta ma wystarczającą wiedzę oraz doświadczenie w zakresie oceny stanu dokumentów, co nie zawsze jest prawdą. Prawidłowe podejście do zarządzania dokumentacją powinno opierać się na wyraźnym podziale ról i odpowiedzialności, co jest kluczowe dla utrzymania wysokich standardów ochrony oraz zgodności z regulacjami prawnymi."