Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór dyrektora sekretariatu, dyrektora archiwum państwowego czy kierownika archiwum zakładowego jako osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w jednostce organizacyjnej jest błędny, ponieważ te stanowiska są zbyt wąsko ukierunkowane na specyfikę zadań, które nie obejmują całościowej odpowiedzialności za zarządzanie dokumentacją w danej jednostce. Dyrektor sekretariatu, jako osoba odpowiedzialna za administrację biura, ma swoje zadania skoncentrowane głównie na bieżącym obiegu informacji, a nie na wprowadzaniu kompleksowych przepisów dotyczących archiwizacji. Z kolei dyrektor archiwum państwowego jest odpowiedzialny za regulacje na poziomie ogólnokrajowym, ale nie ma kompetencji do implementowania tych zasad w konkretnej jednostce organizacyjnej. Kierownik archiwum zakładowego, mimo iż ma istotną rolę w zarządzaniu zbiorami archiwalnymi, nie jest odpowiedzialny za całość przepisów kancelaryjnych w organizacji, a jedynie za ich wykonanie w obszarze archiwum. Tego rodzaju błędne podejścia mogą wynikać z mylnego przekonania, że wprowadzenie przepisów archiwalnych to wyłącznie sprawa techniczna, podczas gdy jest to integralna część zarządzania całym procesem dokumentacyjnym w jednostce, wymagająca koordynacji i pełnego wsparcia ze strony kierownictwa.