Która dokumentacja powinna być ewidencjonowana na zamieszczonym spisie zdawczo-odbiorczym?
A. Aktowa.
B. Elektroniczna.
C. Audiowizualna.
D. Techniczna.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2016 (arkusz A.63-X-16.01).
Dokumentacja techniczna to naprawdę ważny element, jeśli chodzi o zarządzanie projektami czy inżynierię. Na spisie zdawczo-odbiorczym dokumentacji technicznej, jak pokazuje formularz, powinny być zapisane wszystkie dokumenty związane z projektowaniem, wykonawstwem, eksploatacją i konserwacją różnych obiektów technicznych. Możemy tu myśleć o rysunkach technicznych, specyfikacjach, instrukcjach obsługi, a nawet raportach z badań. Właściwe ewidencjonowanie tych dokumentów to zgodne z dobrymi praktykami dotyczących zarządzania jakością oraz zgodności z normami, jak na przykład ISO 9001. Podkreślają one, jak ważna jest dokumentacja w zapewnieniu jakości. Jeśli dokumenty są dobrze ewidencjonowane, to znacznie łatwiej można do nich dotrzeć, a to jest niezbędne podczas audytów czy przeglądów technicznych. Ułatwia też podejmowanie decyzji w firmie. Z mojego doświadczenia, brak odpowiedniej dokumentacji może naprawdę utrudnić życie.
Zarządzanie dokumentacją w organizacji wymaga naprawdę sporo precyzji, żeby odpowiednio klasyfikować i ewidencjonować różne typy dokumentów. Jak wybierzesz zły typ dokumentacji, to możesz narobić sobie kłopotów w zarządzaniu projektami. Na przykład dokumentacja aktowa, czyli akta osobowe, umowy, inne dokumenty prawne, mają zupełnie inny cel niż dokumentacja techniczna, która jest mega istotna dla utrzymania jakości i zgodności w projektach technicznych. Dokumentacja audiowizualna, jak filmy czy nagrania, też nie ma sensu w tym kontekście i nie spełnia wymogów dla zapewnienia jakości w procesach inżynieryjnych. A dokumentacja elektroniczna, chociaż teraz ją wszędzie widać, też nie jest dobrym wyborem, bo dotyczy formatu przechowywania danych, a nie samej treści. Kluczowym błędem jest pomylenie różnych rodzajów dokumentów i ich przeznaczenia, co prowadzi do chaosu w zarządzaniu dokumentacją i obniżenia jakości projektów i usług. Właściwe klasyfikowanie dokumentów wpisuje się w normy ISO i inne standardy, które mówią o tym, że trzeba być systematycznym i dokładnym w zarządzaniu dokumentami.