Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku dotyczące klasyfikacji oraz kwalifikacji dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i likwidacji dokumentacji niearchiwalnej określa
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 roku fajnie tłumaczy, jak powinno się klasyfikować różne dokumenty i co z nimi robić. To bardzo ważne, bo dobra organizacja dokumentacji i archiwizacja to kluczowe sprawy w każdej instytucji. Oznaczenia kategorii archiwalnych pomagają nam szybko zrozumieć, które dokumenty są ważne i powinny być przechowywane, a które możemy zniszczyć po pewnym czasie. Na przykład, jak coś jest zapisane jako archiwalne, to znaczy, że musimy to trzymać w archiwum przez długi czas. Dzięki tym kategoryzacjom instytucje mogą unikać pomyłek w zarządzaniu dokumentami, a to z kolei ułatwia wszystko, zwłaszcza w kontekście przechowywania i brakowania. Moim zdaniem, dobrze przemyślane zasady dotyczące archiwizacji to klucz do porządku w dokumentacji.
Wybór klasyfikowania dokumentów księgowych w odpowiedzi na to pytanie nie jest zbyt trafny. Rozporządzenie nie skupia się na konkretnych dokumentach, jak księgowe, ale raczej na ogólnej klasyfikacji dokumentów do archiwizacji. Klasyfikowanie dokumentów księgowych to zupełnie inna sprawa, która ma związek z ich przechowywaniem w kontekście rachunkowości, a nie archiwizacji. Powinno się mieć osobne procedury dla dokumentów księgowych, ale to nie jest temat tego rozporządzenia. Co więcej, jak chodzi o przekazywanie materiałów do archiwum zakładowego, to jest ważne, ale nie jest to bezpośrednio poruszone w treści tego rozporządzenia. Przykładowo, niektórzy mogą mylić klasyfikację archiwalną z procedurami obiegu finansowego, a to jest błąd. Klasyfikacja archiwalna to proces długoterminowy, który ma na celu zabezpieczenie ważnych dokumentów na przyszłość, nie tylko ich codzienne zarządzanie.