Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Inwentaryzacja, kolacjonowanie i indeksowanie to terminy, które często budzą wątpliwości w kontekście zarządzania zasobami, jednakże różnią się one znacząco od skontrum. Inwentaryzacja to proces, w którym dokonuje się ogólnej oceny zasobów, często bez szczegółowego porównania z ewidencją. Może obejmować nie tylko aktywa materialne, ale również niematerialne, a jej celem jest ustalenie ogólnych danych o stanie posiadania. Kolacjonowanie odnosi się do porządkowania i grupowania dokumentów lub aktywów, co ma na celu ich łatwiejsze przetwarzanie czy odnalezienie, a niekoniecznie weryfikację stanu liczbowego. Indeksowanie zazwyczaj dotyczy tworzenia systemu oznaczeń dla dokumentów, co ułatwia ich identyfikację i dostęp, lecz nie wiąże się z fizycznym porównywaniem tych zasobów z ewidencją. W praktyce, mylenie tych pojęć prowadzi do nieprawidłowych wniosków co do stanu zasobów i może skutkować błędami w zarządzaniu, co z kolei wpływa na efektywność organizacyjną. Kluczowe jest zrozumienie, że każdy z tych procesów pełni inną rolę i powinien być stosowany zgodnie z określonymi standardami oraz procedurami obowiązującymi w danej organizacji.