Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Zasób archiwalny powinien być skontrumowany
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Skontrum zasobu archiwalnego jest kluczowym procesem, który ma na celu zapewnienie integralności i dostępności dokumentów archiwalnych. Odpowiedź wskazująca na polecenie kierownika podmiotu lub na wniosek dyrektora archiwum państwowego jako moment przeprowadzenia skontrum, jest zgodna z obowiązującymi normami w zakresie zarządzania dokumentacją. W praktyce oznacza to, że każda instytucja posiadająca zbiory archiwalne powinna regularnie weryfikować stan swoich zasobów, co pozwala na identyfikację ewentualnych nieprawidłowości oraz zapewnienie, że dokumenty są przechowywane zgodnie z przepisami prawa. Dobrą praktyką jest również dokumentowanie procesu skontrum oraz wyników w formie raportu, co ułatwia przyszłe audyty oraz zarządzanie zasobami. Na przykład, w instytucjach takich jak muzea czy biblioteki, skontrum może być przeprowadzane w ramach cyklicznych audytów, co pozwala na zachowanie porządku w dokumentacji i zapewnienie jej dostępności w razie kontroli.
Przeprowadzanie skontrum zasobu archiwalnego po każdym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej sugeruje mylne zrozumienie znaczenia oraz celu tego procesu. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to proces, który ma na celu usunięcie niepotrzebnych lub przestarzałych dokumentów, ale nie jest bezpośrednio związany z koniecznością przeprowadzenia skontrum archiwalnego. Istnieje ryzyko, że koncentrowanie się na brakowaniu jako jedynym impulsem do dokonania skutecznego skontrum prowadzi do pominięcia istotnych aspektów zarządzania dokumentacją. Ponadto, odpowiedź sugerująca, że skontrum powinno się przeprowadzać systematycznie co 5 lat, jest niewłaściwa, ponieważ nie uwzględnia specyfiki różnych instytucji oraz zmieniających się wymagań prawnych i organizacyjnych, które mogą wymagać częstszej weryfikacji zasobów. Wreszcie, pomysł, że skontrum można przeprowadzać tylko po przekazaniu materiałów archiwalnych, ogranicza elastyczność organizacji w zarządzaniu swoimi zbiorami. Skontrum powinno być niezależnym i regularnym procesem, który odbywa się na podstawie różnych kryteriów, a nie jedynie w odpowiedzi na konkretne zdarzenia. Prawidłowe podejście do skontrum wymaga zrozumienia, że jest to integralna część zarządzania archiwum, mająca na celu utrzymanie porządku oraz zapewnienie dostępności i zabezpieczenia wartościowych dokumentów.