Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Przeprowadzanie skontrum zasobu archiwalnego po każdym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej sugeruje mylne zrozumienie znaczenia oraz celu tego procesu. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to proces, który ma na celu usunięcie niepotrzebnych lub przestarzałych dokumentów, ale nie jest bezpośrednio związany z koniecznością przeprowadzenia skontrum archiwalnego. Istnieje ryzyko, że koncentrowanie się na brakowaniu jako jedynym impulsem do dokonania skutecznego skontrum prowadzi do pominięcia istotnych aspektów zarządzania dokumentacją. Ponadto, odpowiedź sugerująca, że skontrum powinno się przeprowadzać systematycznie co 5 lat, jest niewłaściwa, ponieważ nie uwzględnia specyfiki różnych instytucji oraz zmieniających się wymagań prawnych i organizacyjnych, które mogą wymagać częstszej weryfikacji zasobów. Wreszcie, pomysł, że skontrum można przeprowadzać tylko po przekazaniu materiałów archiwalnych, ogranicza elastyczność organizacji w zarządzaniu swoimi zbiorami. Skontrum powinno być niezależnym i regularnym procesem, który odbywa się na podstawie różnych kryteriów, a nie jedynie w odpowiedzi na konkretne zdarzenia. Prawidłowe podejście do skontrum wymaga zrozumienia, że jest to integralna część zarządzania archiwum, mająca na celu utrzymanie porządku oraz zapewnienie dostępności i zabezpieczenia wartościowych dokumentów.