Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji Obieg i ewidencja dokumentów Prawo i normy archiwalne
Zasób archiwalny powinien być skontrumowany
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Skontrum zasobu archiwalnego powinno być przeprowadzane po uporządkowaniu całego zasobu, ponieważ tylko wówczas możliwe jest dokonanie dokładnej oceny stanu dokumentacji oraz jej klasyfikacji. Uporządkowanie zasobu archiwalnego polega na fizycznym i merytorycznym zorganizowaniu dokumentów, co pozwala na łatwiejsze ich zidentyfikowanie, lokalizację oraz weryfikację. Przykładowo, po uporządkowaniu materiałów archiwalnych można przeprowadzić analizę ich zawartości, co jest kluczowe dla ustalenia, jakie dokumenty powinny być dalej przechowywane lub brakowane. Zgodnie z zasadami archiwizacji, skuteczne skontrum wymaga pełnej wiedzy o strukturze i stanie zasobu, co jest możliwe tylko po jego wcześniejszym uporządkowaniu. Tego rodzaju praktyka jest także zgodna z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie organizacji informacji dla zapewnienia ich długoterminowej dostępności i użyteczności.