Zasób archiwalny powinien być skontrumowany
Skontrum zasobu archiwalnego powinno być przeprowadzane po uporządkowaniu całego zasobu, ponieważ tylko wówczas możliwe jest dokonanie dokładnej oceny stanu dokumentacji oraz jej klasyfikacji. Uporządkowanie zasobu archiwalnego polega na fizycznym i merytorycznym zorganizowaniu dokumentów, co pozwala na łatwiejsze ich zidentyfikowanie, lokalizację oraz weryfikację. Przykładowo, po uporządkowaniu materiałów archiwalnych można przeprowadzić analizę ich zawartości, co jest kluczowe dla ustalenia, jakie dokumenty powinny być dalej przechowywane lub brakowane. Zgodnie z zasadami archiwizacji, skuteczne skontrum wymaga pełnej wiedzy o strukturze i stanie zasobu, co jest możliwe tylko po jego wcześniejszym uporządkowaniu. Tego rodzaju praktyka jest także zgodna z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie organizacji informacji dla zapewnienia ich długoterminowej dostępności i użyteczności.
Przeprowadzanie skontrum zasobu archiwalnego po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej, po każdym przekazaniu materiałów do archiwum państwowego, czy po brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej jest podejściem nieefektywnym oraz niezgodnym z przyjętymi standardami zarządzania archiwami. Ekspertyza archiwalna ma na celu ocenę wartości dokumentów, ale nie może zastąpić etapu uporządkowania, który jest kluczowy dla uzyskania rzetelnych wyników skontrum. Bez wcześniejszego uporządkowania, ekspertyza może prowadzić do nieprecyzyjnych wniosków, ponieważ dokumenty mogą być chaotycznie rozmieszczone, co uniemożliwia ich właściwą ocenę i klasyfikację. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego wymaga starannego przygotowania i porządkowania, aby zapewnić ich integralność oraz zgodność z normami prawnymi i administracyjnymi. Brak uporządkowania przed tym procesem stwarza ryzyko utraty dokumentów oraz błędów w ich klasyfikacji. Dodatkowo, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinno być procesem systematycznym, a nie jednym z etapów skontrum. Takie myślenie prowadzi do marnotrawienia zasobów oraz czasu, ponieważ skontrum w chaotycznym stanie zasobu jest zadaniem niezwykle trudnym i czasochłonnym, co nie sprzyja efektywności zarządzania archiwami.