Wskaż prawidłowo sporządzony spis dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego z komórki organizacyjnej.
D.
A.
B.
C.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2020 (arkusz A.63-SG-20.06).
Odpowiedź A jest prawidłowa, bo przedstawia spis dokumentacji w formie zgodnej z zasadami prowadzenia ewidencji archiwum zakładowego, czyli jako spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji przekazywanej z komórki organizacyjnej. Taki spis nie jest zwykłą listą teczek, tylko formalnym dowodem przejęcia akt przez archiwum. Powinien zawierać m.in. nazwę jednostki i komórki przekazującej, numer spisu, liczbę porządkową, znak akt lub symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, tytuł teczki zgodny z hasłem klasyfikacyjnym, daty skrajne dokumentacji, kategorię archiwalną, liczbę tomów lub teczek oraz miejsce na sygnaturę archiwalną nadawaną już w archiwum zakładowym. Ważne są też podpisy osoby przekazującej i przyjmującej, bo bez tego spis traci wartość dowodową. W praktyce, jeśli dział kadr przekazuje akta dotyczące naboru pracowników z lat 2021-2022, to nie wpisuje się tego byle jak, np. różne papiery kadrowe, tylko podaje się konkretny tytuł, znak z wykazu akt, kategorię np. B10 albo A, daty skrajne i liczbę teczek. Moim zdaniem to jeden z tych dokumentów, który wygląda prosto, ale łatwo go zepsuć drobnymi brakami. Dobra praktyka archiwalna wymaga, żeby dokumentacja była uporządkowana rzeczowo, chronologicznie, opisana na teczkach tak samo jak w spisie i przekazywana osobno według kategorii archiwalnych, jeżeli instrukcja kancelaryjna tak przewiduje.
Nieprawidłowe warianty zwykle wynikają z potraktowania spisu dokumentacji jak luźnej tabelki pomocniczej, a nie jak urzędowej pomocy ewidencyjnej archiwum zakładowego. Częsty błąd polega na pomijaniu znaku akt albo symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Bez tego archiwista nie ma pewności, z jakiej klasy spraw pochodzi dokumentacja i jaka kwalifikacja archiwalna powinna być zastosowana. Równie problematyczne jest wpisywanie zbyt ogólnych tytułów, na przykład korespondencja, sprawy różne czy dokumenty działu. Takie określenia nic nie mówią o treści akt i później bardzo utrudniają wyszukiwanie. Z mojego doświadczenia wynika, że uczniowie często patrzą tylko na to, czy w tabeli są jakieś kolumny, a nie sprawdzają, czy odpowiadają one wymaganiom spisu zdawczo-odbiorczego. Błędne jest także pomijanie dat skrajnych, kategorii archiwalnej, liczby tomów oraz podpisów osób odpowiedzialnych za przekazanie i przejęcie dokumentacji. Spis bez tych danych nie pozwala rzetelnie kontrolować zasobu, ustalić okresu przechowywania ani potwierdzić odpowiedzialności za akta. Niepoprawne jest również mieszanie dokumentacji różnych klas rzeczowych i różnych kategorii archiwalnych bez zachowania porządku wynikającego z wykazu akt. W archiwistyce liczy się powtarzalność, jednoznaczność i możliwość odtworzenia drogi dokumentu od komórki organizacyjnej do archiwum. Dlatego prawidłowy spis musi być kompletny, czytelny i zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz instrukcją archiwalną danej jednostki.