Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Wykaz dokumentów, które mają zostać zniszczone nie zawiera
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu dokumentacją i archiwizacją. Odpowiedź, że nie zawiera informacji o stanie zachowania materiałów archiwalnych, jest prawidłowa, ponieważ spis ten koncentruje się na identyfikacji i klasyfikacji dokumentów, które mają zostać zniszczone. Praktycznym przykładem zastosowania tego spisu jest proces porządkowania archiwum, gdzie ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, które dokumenty są niearchiwalne i mogą zostać usunięte. Zgodnie z normą PN-EN 15713, w dokumentacji brakowania uwzględnia się sygnatury archiwalne, oznaczenia kancelaryjne oraz nazwy jednostek organizacyjnych, jednak nie dokonuje się oceny stanu zachowania archiwaliów, co jest zarezerwowane dla osobnych procedur oceny materiałów archiwalnych. Dlatego spis brakuje tych informacji, aby skupić się na operacyjnych aspektach zarządzania dokumentacją, co jest kluczowe dla efektywności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
Wszystkie odpowiedzi, które wskazują na elementy spisu dokumentacji podlegającej brakowaniu, są mylące, ponieważ koncentrują się na szczegółach, które nie są zgodne z definicją i funkcją tego spisu. Spis ten nie powinien zawierać informacji o stanie zachowania materiałów archiwalnych, ponieważ jego celem jest jedynie zidentyfikowanie dokumentów do zniszczenia, a nie ocena ich jakości czy stanu. Informacje o sygnaturze archiwalnej brakowanej dokumentacji są kluczowe przy archiwizacji, ale nie mają zastosowania w kontekście brakowania, gdzie bardziej istotne jest potwierdzenie, iż dany dokument został odpowiednio zidentyfikowany do usunięcia. Dodatkowo, nazwa jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana, oraz oznaczenia kancelaryjne mogą być pomocne w kontekście porządkowania dokumentów, ale one również nie powinny znajdować się w spisie brakowania, który ma na celu uproszczenie procesu brakowania. Przykładowym błędem myślowym jest założenie, że spis brakowania powinien obejmować wszelkie szczegóły dotyczące dokumentów, co prowadzi do nieporozumień w zakresie archiwizacji. W rzeczywistości, spis ma na celu jedynie upraszczanie procesu, a nie pełne dokumentowanie wszystkich aspektów dotyczących materiałów archiwalnych.