Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór dyrektora jednostki organizacyjnej jako osoby odpowiedzialnej za spis zdawczo-odbiorczy może wydawać się logiczny, jednak w rzeczywistości dyrektor nie zajmuje się bezpośrednio szczegółami dokumentacji aktowej. Jego rola koncentruje się na zarządzaniu całokształtem działalności jednostki, a nie na operacyjnych aspektach archiwizacji. Podobnie, kierownik archiwum zakładowego, choć ma kluczową rolę w zarządzaniu archiwum, nie jest odpowiedzialny za sporządzanie spisów akt. Jego zadaniem jest nadzorowanie procesu archiwizacji oraz zapewnienie, że procedury są przestrzegane, ale nie bezpośrednie tworzenie dokumentów spisowych. W przypadku archiwisty zakładowego, jego rola jest również bardziej związana z zarządzaniem i ochroną dokumentacji, a nie z tworzeniem spisów zdawczo-odbiorczych. Takie błędne podejście wynika często z niepoprawnego zrozumienia struktury organizacyjnej i ról w procesie archiwizacji. Kluczowym elementem jest zrozumienie, że spis zdawczo-odbiorczy ma na celu dokumentowanie przekazywanych akt, co jest zadaniem osób, które mają najwięcej informacji na temat tych dokumentów, czyli pracowników komórki organizacyjnej przekazującej akta. Dlatego właściwa identyfikacja ról w procesie archiwizacji jest niezbędna dla efektywnego zarządzania dokumentacją.