Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Zarządzanie dokumentacją w instytucjach wymaga precyzyjnego podejścia do sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego akt. Podejście do organizacji akt według struktury organizacyjnej może wydawać się intuicyjne, jednakże w praktyce prowadzi do wielu problemów związanych z lokalizowaniem i zarządzaniem dokumentami. Tego rodzaju klasyfikacja może wprowadzać chaos, ponieważ różne sektory organizacji mogą używać podobnych kategorii dokumentów, co utrudnia odnalezienie poszczególnych akt. Tematyczne podejście do organizacji akt, oparte na grupowaniu według tematów oraz chronologii, również nie jest wystarczające, ponieważ nie uwzględnia specyficznych wymogów i norm klasyfikacji, które są określone w przepisach prawnych. Klasyfikacja według kategorii archiwalnych, choć ma swoje miejsce, nie zapewnia efektywności w codziennym zarządzaniu dokumentacją, ponieważ nie odzwierciedla rzeczywistego stanu i kolejności akt w danym momencie. Spoiwem wielu niepoprawnych podejść do organizacji jest brak zrozumienia, że właściwa klasyfikacja akt ma kluczowe znaczenie dla ich późniejszego wykorzystania oraz przechowywania. Efektywne zarządzanie dokumentacją wymaga stosowania uznanych standardów, takich jak jednolity rzeczowy wykaz akt, który opiera się na symbolach klasyfikacyjnych, co pozwala na zachowanie porządku i ułatwia dostęp do informacji w organizacji.