Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji Obieg i ewidencja dokumentów
Jak powinien być sporządzony spis zdawczo-odbiorczy dla akt osobowych?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Spis zdawczo-odbiorczy dla akt osobowych powinien być uporządkowany alfabetycznie. To naprawdę ułatwia znalezienie dokumentów, bo wszystko jest w jednym miejscu. Ja sam zauważyłem, że jak w instytucjach edukacyjnych czy urzędach są poukładane akta po nazwiskach, to znacznie szybciej można dotrzeć do potrzebnych informacji. Alfabetyczne porządkowanie to też dobra praktyka, która zmniejsza czas poszukiwań. Jak przychodzi czas na audyt czy kontrolę, to dobrze mieć wszystko alfabetycznie, bo pozwala to na szybszy dostęp do danych, co jest ważne w kontekście ochrony danych osobowych. Poza tym, sporo systemów do przechowywania dokumentów wspiera ten sposób sortowania, co jeszcze bardziej pokazuje, że to skuteczna metoda.