Spis zdawczo-odbiorczy dla akt osobowych powinien być ułożony alfabetycznie, ponieważ taka struktura umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie dokumentów. W praktyce, porządkowanie akt alfabetycznie jest standardową dobrą praktyką w zarządzaniu dokumentacją, co pozwala na zminimalizowanie czasu potrzebnego na wyszukiwanie informacji. Przykładowo, w instytucjach edukacyjnych lub urzędach, gdzie zarządza się dużą ilością dokumentów osobowych, alfabetyczne uporządkowanie może znacząco przyspieszyć procesy administracyjne. W przypadku potrzeb audytowych czy kontroli, posiadanie akt uporządkowanych alfabetycznie ułatwia także dostęp do wymaganych informacji, co jest zgodne z wymaganiami przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Warto również zaznaczyć, że wiele systemów elektronicznych przechowywania dokumentów wspiera sortowanie alfabetyczne, co dodatkowo potwierdza tę metodę jako najbardziej efektywną w praktycznym zastosowaniu.
Porządkowanie akt osobowych w sposób chronologiczny, strukturalny czy rzeczowy jest nieefektywne i niezgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją. Metoda chronologiczna, polegająca na układaniu akt według dat, może być problematyczna, szczególnie gdy dokumenty dotyczą tej samej osoby, a ich daty są różnorodne. Taka organizacja nie tylko wydłuża czas potrzebny na wyszukiwanie, ale również zwiększa ryzyko pomyłek, gdyż łatwo można przeoczyć ważne informacje, które nie są łatwe do odnalezienia. Strukturalne układanie akt, bazujące na podziale na kategorie, również nie jest skutecznym podejściem, ponieważ wymaga stworzenia złożonego systemu klasyfikacji, który może być trudny w utrzymaniu, szczególnie w miarę przybywania nowych dokumentów. Z kolei rzeczowe podejście, które sugeruje grupowanie akt według treści, może prowadzić do problemów z dostępnością, ponieważ nie każdy dokument będzie od razu oczywisty w odniesieniu do jego zawartości. W praktyce, takie podejścia mogą wprowadzać chaos w zarządzaniu aktami osobowymi, co negatywnie wpływa na efektywność pracy, a także na zgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi ochrony danych. Dlatego kluczowe jest, aby akta osobowe były organizowane alfabetycznie, co upraszcza ich lokalizację i zwiększa bezpieczeństwo przetwarzania danych.