W ilu egzemplarzach należy sporządzić spis zdawczo-odbiorczy dla materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego?
Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego sporządza się w trzech egzemplarzach. To nie jest przypadkowa liczba, tylko element porządku ewidencyjnego przy formalnym przekazaniu zasobu. W praktyce jeden egzemplarz zostaje u jednostki przekazującej, a pozostałe trafiają do archiwum państwowego, gdzie są podstawą przejęcia, kontroli kompletności i późniejszego opracowania materiałów archiwalnych. Dzięki temu obie strony mają potwierdzenie, co dokładnie zostało przekazane: jakie teczki, z jakich lat, z jaką kategorią archiwalną, w jakiej liczbie jednostek archiwalnych. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które warto zapamiętać mechanicznie, bo w pracy kancelaryjnej i archiwalnej często wychodzi przy kontrolach. Spis musi być zgodny ze stanem faktycznym, czytelny, uporządkowany według struktury zespołu lub wykazu akt i uzgodniony z archiwum państwowym. Dobra praktyka jest taka, żeby przed przekazaniem sprawdzić sygnatury, daty skrajne, tytuły teczek i kategorię A, bo potem poprawianie spisu bywa męczące i robi niepotrzebny bałagan.
W tym przypadku właściwa liczba to trzy egzemplarze, a nie dwa, cztery ani pięć. Łatwo się tu pomylić, bo w obiegu dokumentacji spotyka się różne liczby kopii formularzy: czasem coś robi się w dwóch egzemplarzach, bo jedna strona zachowuje swój, a druga swój, a czasem dochodzą dodatkowe kopie kontrolne. Przy przekazywaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego obowiązuje jednak konkretny porządek ewidencyjny i spis zdawczo-odbiorczy ma zapewnić jasne potwierdzenie przejęcia zasobu przez archiwum. Dwa egzemplarze byłyby niewystarczające, bo nie zabezpieczają w pełni potrzeb dokumentacyjnych procesu przejęcia po stronie archiwum państwowego i jednostki przekazującej. Cztery lub pięć egzemplarzy to z kolei zawyżenie, które nie wynika ze standardowej procedury i w praktyce prowadziłoby tylko do mnożenia dokumentów bez potrzeby. Typowy błąd myślowy polega na traktowaniu spisu jak zwykłego pisma urzędowego albo protokołu wewnętrznego. A to jest pomoc ewidencyjna i dowód przekazania materiałów archiwalnych, więc musi być sporządzona zgodnie z wymaganiami archiwalnymi. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać prostą zasadę: materiały archiwalne do archiwum państwowego, spis zdawczo-odbiorczy w trzech egzemplarzach, a wcześniej porządne sprawdzenie teczek, opisów i kompletności. Wtedy cała procedura idzie spokojniej, bez nerwowego poprawiania na końcu.