Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Użycie niewłaściwych kryteriów do organizacji dokumentacji archiwalnej może prowadzić do poważnych problemów w dostępności i zarządzaniu danymi. Na przykład, układanie teczek według dat wpływu dokumentów do archiwum może wydawać się intuicyjne, jednak w praktyce powoduje, że dokumenty nie są uporządkowane tematycznie. To sprawia, że w momencie poszukiwania konkretnych informacji, archiwista może zmarnować wiele czasu na przeszukiwanie dokumentów według dat, co jest nieefektywne. Podobnie, stosowanie numerów spisów zdawczo-odbiorczych do organizacji teczek ogranicza możliwość szybkiego odnalezienia dokumentów według ich treści lub kategorii, co powinno być kluczowym celem archiwizacji. Z kolei oparcie się na liczbie dziennika obowiązującego w jednostce również nie jest optymalnym rozwiązaniem, ponieważ tego typu numery mogą być często zmieniane i nie są stałym wskaźnikiem dla użytkowników. Każde z tych podejść ukazuje błędne myślenie, które koncentruje się na formalnych aspektach zamiast na funkcjonalności i użyteczności. W archiwizacji kluczowe jest, aby dokumenty były łatwo dostępne i logicznie uporządkowane, co gwarantuje zastosowanie symboli klasyfikacyjnych, stanowiących fundament dobrych praktyk w archiwistyce.