Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór liczby dziennika obwiązującego w jednostce jako kryterium porządkowania teczek jest niewłaściwy, ponieważ nie uwzględnia kontekstu i funkcji dokumentów. Liczba dziennika jedynie identyfikuje dokument w obrębie konkretnej jednostki, ale nie dostarcza informacji na temat treści czy znaczenia archiwizowanych materiałów. Z tego powodu, porządkowanie teczek według tego kryterium może prowadzić do chaotycznego gromadzenia dokumentów, które w rzeczywistości mogą dotyczyć różnych spraw. Ponadto, numeracje spisów zdawczo-odbiorczych mogą być zmienne i niekoniecznie odzwierciedlają logiczny porządek dokumentów. Klasyfikowanie według dat wpływu dokumentów również nie jest optymalne, gdyż nie uwzględnia kontekstu ich powstania oraz związku z innymi materiałami. Często zdarza się, że dokumenty o różnych datach wpływu są ze sobą powiązane tematycznie. Te podejścia mogą prowadzić do nieefektywnego zarządzania archiwum, zwiększonego ryzyka zagubienia ważnych informacji oraz trudności w dostępie do niezbędnych dokumentów. W archiwizacji kluczowe jest zrozumienie znaczenia klasyfikacji według symboli, które są zgodne z ustalonymi standardami, aby umożliwić właściwą interpretację dokumentów w kontekście ich zastosowania i znaczenia w organizacji.