Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest klasyfikowana za pomocą kategorii archiwalnej
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź A jest prawidłowa, ponieważ środki ewidencyjno-informacyjne w archiwum zakładowym klasyfikuje się zgodnie z określonymi kategoriami archiwalnymi. Kategorie te są ustalane na podstawie przepisów prawa dotyczących archiwizacji dokumentów oraz norm przyjętych w danej instytucji. W praktyce oznaczenie dokumentów pozwala na ich łatwiejsze zarządzanie oraz szybszy dostęp w przyszłości. Na przykład, dokumenty oznaczone jako A zawierają aktywne źródła informacji, które mogą być w dalszym ciągu używane do bieżącej działalności. W systemach zarządzania dokumentacją, takich jak ISO 15489, podkreśla się znaczenie klasyfikacji dokumentów dla efektywnego zarządzania informacjami, co uwzględnia zarówno aspekty prawne, jak i praktyczne w kontekście przechowywania i udostępniania dokumentów. Dobrze zaplanowane ewidencjonowanie dokumentów w archiwum pozwala na zachowanie porządku oraz ułatwia pracę archiwistów, co jest kluczowe w kontekście ochrony informacji w organizacji.
Wybór odpowiedzi B5, BE50 lub B10 wskazuje na nieprawidłowe zrozumienie kategorii archiwalnych i ich zastosowania w kontekście ewidencji dokumentów. Kategorie archiwalne są systematycznie klasyfikowane na podstawie ich znaczenia, okresu przechowywania oraz użyteczności w przyszłości. Kategoria B5 odnosi się zazwyczaj do dokumentów, które nie mają długotrwałego znaczenia i mogą być zniszczone po upływie określonego czasu, co nie dotyczy środków ewidencyjno-informacyjnych, które muszą być przechowywane przez dłuższy okres. BE50 z kolei może sugerować, że dokumenty są przestarzałe lub nieaktualne, co jest niezgodne z praktyką przechowywania ewidencji, które powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami archiwizacji. Oznaczenie B10 również nie znajduje zastosowania w przypadku ewidencji, ponieważ dotyczy dokumentów, które są przeznaczone do długoterminowego przechowywania, ale niekoniecznie muszą być dostępne dla bieżących potrzeb organizacji. Kluczowe jest zrozumienie, że odpowiednia klasyfikacja dokumentów jest nie tylko kwestią zgodności z regulacjami prawnymi, ale także efektywności zarządzania informacją w organizacji, co ma istotne znaczenie w kontekście audytów i kontroli.